賃貸管理システムで業務をラクにする

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近年、賃貸管理業務のDX化は著しく進化しています。

集客や物件管理・入居者管理をもっとラクに、効率化したい不動産会社は必見です。

賃貸管理システムにはどのような機能やメリットがあるか分かりやすくご紹介します。

賃貸管理システムとは

賃貸管理システムとは、不動産管理会社の多岐にわたる賃貸管理業務をITにより効率化を図るツールです。

物件の情報や顧客の契約情報を専用のシステムの環境下で行い、情報管理の一元化を可能にします。

一般的に、賃貸管理にはエクセルなどの表計算ソフトが管理システムとして使われます。

しかし、管理物件の数が増えるほどエクセルでの管理が難しくなったり、入力ミス、記入漏れのリスクも高まります。

早い段階で賃貸管理システムに切り替えることで業務の無駄を省き、効率化が期待できます。

賃貸管理システムの機能

賃貸管理システムは様々な企業から発表されており、機能も豊富に搭載されています。

物件情報管理

物件の修繕・点検・クレームなどの対応履歴、見積書・写真などをクラウド上に保管できます。

工事の進捗や収益の見える化につながります。

また、顧客の登録情報を元に、更新契約書・精算書も自動で作成できます。

反響管理

異なるポータルサイトへの一括入稿、反響管理を行うことが可能です。

一箇所に反響を集約し、かつ、顧客の希望条件に合わせて、おすすめ物件を自動選定も行えます。

反響の取りこぼしを防ぎ、返信率・来店率アップにつながります。

点検報告書、案内文の自動作成

建物の点検時に必要なオーナーへの報告書や案内文も簡単に作成可能です。

写真を撮るだけ、チェックするだけで報告書の作成ができるシステムも多く出ており、現場も管理者もシンプルに使えてしっかり管理することができます。

関連記事▶︎巡回点検の問題点を不動産テックで解決

問い合わせ、クレーム管理

賃貸管理システムに過去の問い合わせ内容やクレームの対処法方、質問事項を登録しておくことで、対応漏れを防ぎチームでの共有も円滑化します。

フローに沿って対応することができるため、お客様の対応レベルの統一も可能です。

関連記事▶︎不動産テックで変えていく入居者クレーム対応術

公式サイト▶︎不動産テックちんたいちょう

賃貸管理システム導入のメリット

賃貸管理システムの活用は現場の業務がこれまでよりずっと楽になります。

では企業にとってどのようなメリットがあるのでしょうか。

人件費削減

物件の情報入力や書類作成など、手間のかかる事務作業も従来は人の手で行われてきました。

賃貸管理システムを利用して事務作業の自動化・効率化を行えば、残業時間の削減や、これまでより生産性の高い業務へ手を回せるでしょう。

業務効率アップ

賃貸管理システムに求める一番のメリットは、管理業務の効率化です。

手入力では大変な事務作業をシステムが代行してくれるため、業務の高速化、ミスの軽減が見込めます。

ミス・トラブルを最小限に抑える

手入力での記載が多い事務作業は、記入漏れ、打ち損じのミスが生じます。

これらは更新手続きの忘れや入出金の確認漏れ・金額の間違いの重大なミスに繋がりかねません。

また、情報が散逸していると、対応漏れ・引き継ぎ漏れなどが生じる可能性も否定できません。

賃貸管理システムを活用することで、ミスやトラブルを最小限に抑えることができます。

更新日が近づくと自動的に通知する通知機能を利用したり、システム内のデータベースを利用して進捗状況を管理することで、タスク忘れも回避できます。

賃貸管理システム導入のポイント

最後に、入居者管理において重要な不動産テックを選ぶポイントを紹介します。

ぜひ導入する際の参考にして下さい。

必要な機能が備わっている

賃貸管理システムには幅広い機能が搭載されています。

しかし、機能の多さばかり気にしていると使いこなせない場合があります。

例えば、物件のポータルサイトへの広告出稿や反響・来店を強化したければ、集客面に強いシステムを選びましょう。

機能の多さではなく、自社にとって本当に必要な機能が備わっているかどうか見極めることが大切です。

誰でも使いこなせる

賃貸管理システムが導入されれば、現場で働く誰しもが利用するようになります。

ITリテラシーが高い人ばかりではありません。

誰もが無理なく簡単に使えなければそのシステムは社内に浸透しないでしょう。

誰でも使いこなせるシステム選びましょう。

サポート体制が万全

新しいシステムを取り入れる際は、困りごとやシステムの不具合は付きものです。

緊急時に専門スタッフにすぐ相談にのってもらえるような、サポート体制があると安心ですね。

まとめ

賃貸管理業務は不動産管理会社にとって重要度が高い業務ですが、同時に業務内容も広く負担も大きくなります。

賃貸管理システムを導入することで、社員の負担も減り、業務がラクになると言われています。

賃貸管理システムを定着させるためにもシステムの特徴やツールの活用ポイントを理解し、自社に最適な賃貸管理システムを選びましょう。

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