検索ボタン
TOP > 賃貸  > 巡回点検の問題点を不動産テックで解決

巡回点検の問題点を不動産テックで解決

このエントリーをはてなブックマークに追加
巡回点検の問題点を不動産テックで解決


巡回点検業務の問題点と解決法

賃貸管理において、共用部の汚れ、外壁の破損、設備機器など建物の状態を知っておくためにも定期的な巡回は必要不可欠です。

しかし、巡回点検には生産性が悪く非効率であることが問題となっています。

今回は賃貸管理において重要な業務である巡回点検、その問題点と不動産テックによる解決法をご紹介します。


〈目次〉
巡回点検業務とは
巡回点検の業務
 ①管理物件の点検
 ②情報の記録
 ③入居者へのお知らせ
 ④報告書の作成
巡回点検業務の問題点
 生産性が低くなりがち
 事務作業が煩雑
 点検記録が属人化してしまう
巡回点検の課題は不動産テック「きろくん」で解決!
 バージョンアップ
 スケジュール管理
 伝票出力
 報告書作成
 クレーム管理
まとめ


建物巡回点検業務とは

まず初めに、管理物件の清掃はきちんと行っていますか。

賃貸物件の満室状態を維持するためにはさまざまなところに気を配る必要があります。

第一印象は大切ですので、賃貸物件においても、見た目の清潔さは重要です。

建物の外壁がボロボロだったり、ホコリが溜まっていたり、手すりがベタベタしていたり、共用部の清掃が行き届いていないと好印象ではありません。

そういった定期的な清掃も建物巡回点検の一つです。

他には、壁やドアなどの破損、水漏れ、ゴミの不法投棄などを早期発見、改善し居住者の安全と住み良さを守りましょう。

また、賃貸管理においてオーナーとの信頼関係は欠かせません。

オーナーとの報連相を密に行うためにも建物巡回点検は必要不可欠なのです。


巡回点検の業務

①管理物件の点検

巡回点検には定期的な共用部の清掃、管理物件の点検があります。

建物の劣化、共用部の破損、ゴミの不法投棄などを早期発見し速やかに報告します。


②情報の記録

巡回点検を行った際には、点検箇所と以上箇所を記録します。

チェッシートやメモなどを使い、誰が見ても分かるように記録することが望ましいです。

報告書は事務所に戻り作成します。


③入居者へのお知らせ

清掃完了報告を作成します。

入居者へのお知らせはマンション・アパートなどの掲示板で行うことが多いでしょう。


④報告書の作成

オーナーに毎月届ける報告書の中に「定期巡回点検報告書」があります。

しかし報告書は、人や経験によって、状況の判断が異なるため、偏りがちです。

また、チェックする項目が多く、漏れが発生してしまいがちになります。

点検の記録が見える化しづらく、記憶に頼って抜けてしまう事が多いことも問題点として挙げられます。




巡回点検には①から④の業務があります。

特に建物巡回・清掃業務についてはパート社員やアウトソースにて業務を行うことが多く、人や経験に依存せず、誰でも一定基準を満たす必要があります。

以上を踏まえて、これまでの巡回点検には以下のような問題点が挙げられます。


巡回点検の問題点

生産性が低くなりがち

建物の巡回点検は、賃貸管理のおいて大切な業務です。

しかし、

・1件1件を回り点検を行うため生産性が低い

・物件点検の準備や記録、報告書作成など事務作業が多い

・修理箇所の多い物件の場合、1件あたりの巡回・清掃時間よりも報告書作成などの事務処理に時間がかるといった問題点もあります。

決して生産性がいいとは言えません。


事務作業が煩雑

紙資料での点検作業だと、報告書などの資料がかさばる、点検漏れなどのミスも発生します。

点検の準備や記録、報告書の作成など事務作業が多く、時間や手間も多く必要となります。


点検記録が属人化してしまう

人が定着しにくく、人や経験によって、状況の判断が異なるため、属人化しやすいとも言われます。

単純作業ながら各物件のチェックポイントや記録などは個人で異なり、写真も残っていないために報告はスタッフの経験に頼りがちで非効率です。

また、チェックする項目が多く、漏れが発生してしまいがちになります。

点検の記録が見える化しづらく、記憶に頼って抜けてしまう事が多いことも問題点として挙げられます。


巡回点検の課題は不動産テックで解決!

きろくんのポイント!きろくんのポイント! 

【賃貸管理会社が抱える巡回・空室点検の問題点】 

・点検は大事な業務だが、生産性が低く、後回しになりがち。 

・点検の準備や記録、報告書の作成など事務作業が多い。

・ 人が定着しにくく、人や経験によって、状況の判断が異なる。

・ チェック項目が多く、漏れが発生。

・記憶に頼り確認の抜けがなくならない。 

・点検の記録が見える化しづらく、記憶に頼って抜けてしまう事が多い。 

不動産テックきろくんは上記の建物点検に関する問題を全て解決します。


「きろくん」がバージョンアップ

バージョンアップした「きろくん 」では定期巡回定期清掃原状回復に加え、空室点検水道検針の点検項目が追加されました。

一定の点検項目が定められているため、誰でも同じレベルで点検可能です。

現地でスマートフォンを使い、簡単に操作できます。

写真を撮ってその場でクラウド上にアップロードし記録として残るため、オーナー提案に活用することもできます。


スケジュール管理

事前にスケジュールを登録することで、スタッフの行動を管理します。

チェックイン・チェックアウトの時間も見える化でき、スタッフの能力に合わせて、無理のないスケジュールを立てることが可能です。

行動管理もでき、建物点検時間の効率化を図ることができます。


伝票出力

入居者へのお知らせなどを格納・印刷可能 現場で案内文の配布が必要になっても、その場で印刷し、ポスト投函が可能です。

書類を事務所に取りに戻る必要がありません。

(※別途プリンターの用意は必要)


報告書作成

写真と情報を入れるだけで点検箇所と異常箇所の報告書を自動作成します。

事務所に戻ってからの報告書にまとめる業務もなくなり、生産性が大幅に上がります 。

経験に依存することなく、誰でも報告書の作成が可能です。

そして、報告書が統一されるため、ばらつきがなくなり、見やすい提案書でオーナーからの信頼もアップします。


クレーム管理

急を要する現場対応があった場合、現場に近いスタッフへ対応依頼をかけることができます。

きろくんでは位置情報を共有しているため、地図上で最も近くにいるスタッフへ依頼することで迅速な対応と移動時間の効率化が図れます。


不動産テック「きろくん 」の関連記事はこちら

▶︎https://retech-network.com/posts/detail/198

きろくん公式ウェブサイトはこちら

▶︎https://tatsujin.tech/kirokun/


まとめ

テクノロジー、IT化、不動産テックは、不動産会社をサポートします。

アフターコロナの不動産業界におけるIT化、オンライン化、デジタルトランスフォーメーションに、テクノロジーや不動産テックの存在は欠かせません。

しかし、よくわからないままでは信用することができません。

それらを「未知の存在」「なんだかよくわからない」ではなく、「知った存在」として身近に感じて利用し、不動産会社におけるテクノロジーの利便性を感じていただければと思います。




不動産会社の課題が解決できる!資料無料ダウンロードキャンペーン中!!

きろくん加盟店成功事例!


無料でもらえる!きろくん加盟店の巡回点検成功事例集プレゼント!



おすすめ記事