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巡回点検の問題点を不動産テックで解決

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巡回点検の問題点を不動産テックで解決


巡回点検業務の問題点と解決法

賃貸管理において、共用部の汚れ、外壁の破損、設備機器など建物の状態を知っておくためにも定期的な巡回は必要不可欠です。

しかし、巡回点検には生産性が悪く非効率であることが問題となっています。

今回は賃貸管理において重要な業務である巡回点検、その問題点と不動産テックによる解決法をご紹介します。


〈目次〉
巡回点検業務とは
巡回点検の業務
 管理物件の点検
 情報の記録
 入居者へのお知らせ
 報告書の作成
巡回点検業務の問題点
 生産性が低くなりがち
 事務作業が煩雑
 点検記録が属人化してしまう
巡回点検の課題は不動産テック「きろくん」で解決!
 点検〜報告書までの手間を大幅に削減
 時間の使い方をデータ化
 紙の記録を廃止
 抜け・漏れをなくす
 バージョンアップ
まとめ


建物巡回点検業務とは

まず初めに、管理物件の清掃はきちんと行っていますか。


賃貸物件の満室状態を維持するためにはさまざまなところに気を配る必要があります。


第一印象は大切ですので、賃貸物件においても、見た目の清潔さは重要です。


建物の外壁がボロボロだったり、ホコリが溜まっていたり、手すりがベタベタしていたり、共用部の清掃が行き届いていないと好印象ではありません。


そういった定期的な清掃も建物巡回点検の一つです。


他には、壁やドアなどの破損、水漏れ、ゴミの不法投棄などを早期発見、改善し居住者の安全と住み良さを守りましょう。


また、賃貸管理においてオーナーとの信頼関係は欠かせません。


オーナーとの報連相を密に行うためにも建物巡回点検は必要不可欠です。


巡回点検の業務

管理物件の点検

巡回点検には定期的な共用部の清掃、管理物件の点検があります。


建物の劣化、共用部の破損、ゴミの不法投棄などを早期発見し速やかに報告します。


定期点検の種類には、

・消防設備の点検

・水道設備、下水道の点検

・特定建築物の定期調査

・エレベーターの点検

などがあります。


法的な点検義務も含めて、安心安全な住環境を提供する義務は、管理会社にもあることを忘れてはなりません。


情報の記録

巡回点検を行った際には、点検箇所と以上箇所を記録します。


紙のチェックシートを使って巡回・点検業務を行っているケースが多いです。


手書きの場合は、誰がみてもわかるようにデータを記録することが望ましいとされています。


入居者へのお知らせ

清掃完了報告を作成します。


入居者へのお知らせはマンション・アパートなどの掲示板で行うことが多いでしょう。


報告書の作成

オーナーに毎月届ける報告書の中に「定期巡回点検報告書」があります。


しかし報告書は、人や経験によって、状況の判断が異なるため偏りがちです。


また、チェックする項目が多く、漏れが発生してしまいがちになります。


点検の記録が見える化しづらく、記憶に頼って抜けてしまう事が多いことも問題点として挙げられます。


巡回点検には上記、4つの業務があります。


特に建物巡回・清掃業務についてはパート社員やアウトソースにて業務を行うことが多く、人や経験に依存せず、誰でも一定基準を満たす必要があります。 


以上を踏まえて、これまでの巡回点検には以下のような問題点が挙げられます。


巡回点検の問題点

生産性が低くなりがち

建物の巡回点検は、賃貸管理のおいて大切な業務です。


巡回・点検業務が電子化されていないと、集計や分析に手間がかかる。


そして分析が遅れると、ムダな業務や品質の問題になかなか気づくことができません。


生産性の低さは、後に現場の負担となってしまうのです。


事務作業が煩雑

紙資料での点検作業だと、報告書などの資料がかさばる、点検漏れなどのミスも発生します。


紙のチェックシートを使って巡回・点検業務の報告書を作成すると記入されたデータはそのままでは活用できないため、人手をかけてシステムに入力する必要があります。


人によるデータ転記作業では入力ミスが避けられません。


またタイムラグがあり、管理者が入力データを確認できるのは点検作業のかなり後になってしまいます。


データに異常があっても、すぐに現場に反映できないため、改善につなげるのが難しいのです


また、膨大な紙資料が溜まっていくことは環境にもいいとは言えません。


点検の準備や記録、報告書の作成など事務作業は時間や手間も多く必要となります。


点検記録が属人化してしまう

人が定着しにくく、人や経験によって、状況の判断が異なるため、属人化しやすいとも言われます。


単純作業ながら各物件のチェックポイントや記録などは個人で異なり、写真も残っていないために報告はスタッフの経験に頼りがちで非効率です。


また、チェックする項目が多く、漏れが発生してしまいがちになります。


点検の記録が見える化しづらく、記憶に頼って抜けてしまう事が多いことも問題点として挙げられます。


巡回点検の課題は不動産テックで解決!

きろくんのポイント!きろくんのポイント!  

賃貸管理会社が抱える巡回・空室点検の問題点

・点検は大事な業務だが、生産性が低く、後回しになりがち。 

・点検の準備や記録、報告書の作成など事務作業が多い。

・ 人が定着しにくく、人や経験によって、状況の判断が異なる。

・ チェック項目が多く、漏れが発生。

・記憶に頼り確認の抜けがなくならない。 

・点検の記録が見える化しづらく、記憶に頼って抜けてしまう事が多い。 

不動産テックきろくんは上記の建物点検に関する問題を全て解決します。


点検〜報告書までの手間を大幅に削減

写真と情報を入れるだけで点検箇所と異常箇所の報告書を自動作成。


経験に依存することなく、誰でも報告書の作成が可能です。


報告書が統一されるため、ばらつきがなくなり、見やすい提案書でオーナーからの信頼もアップ。


点検の記録・保存、点検結果の取りまとめ、報告書作成を自動化で年間1855時間削減可能!


時間の使い方をデータ化

スタッフの能力に合わせて、無理のないスケジュールを立てることが可能です。


紙での記録を廃止

写真を撮ってその場でクラウド上にアップロードし、点検項目にチェックをするだけ。


点検記録はデータとして残るため、そのままオーナー提案に活用することもできます。


かさばる紙資料もなくなり、事務所もすっきり整理整頓され、記録の紛失などのリスクも無くなります。


抜け・漏れをなくす

予め、点検項目が決められているので誰でも抜け・漏れなく点検ができます。


「きろくん 」がバージョンアップ

バージョンアップした「きろくん 」では定期巡回定期清掃原状回復に加え、空室点検水道検針の点検項目が追加されました。


一定の点検項目が定められているため、誰でも同じレベルで点検可能です。


現地でスマートフォンを使い、簡単に操作できます。


きろくん公式ウェブサイトはこちら

▶︎https://tatsujin.tech/kirokun/


まとめ

テクノロジー、IT化、不動産テックは、不動産会社をサポートします。


アフターコロナの不動産業界におけるIT化、オンライン化、デジタルトランスフォーメーションに、テクノロジーや不動産テックの存在は欠かせません。


しかし、よくわからないままでは信用することができません。


それらを「未知の存在」「なんだかよくわからない」ではなく、「知った存在」として身近に感じて利用し、不動産会社におけるテクノロジーの利便性を感じていただければと思います。



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