属人化しない不動産会社の作り方-不動産テックの活用方法

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属人化とは、特定の社員、従業員しか対応できない業務のことを指します。

特定の社員、従業員しかできないため、当人以外がその業務を進めようとしても、業務内容や進め方がわからず、困ってしまう状況を指します。

属人化とはネガティブな意味で使われることが多く、業務効率の低下やトラブルに対応仕切れないなど、企業に多くのデメリットをもたらします。

例えば、担当者の急な休みや、退職した場合など、情報共有がされていなければ業務にも支障が起きてしまいます。

今回は、属人化した不動産会社とはどういったものか、また、属人化しない不動産会社の作り方のノウハウを共有いたします。

属人化した不動産会社とは？

不動産会社では営業から賃貸管理まで業務が多岐に渡ります。

その分、覚えることや習得することも多いため、ベテランの経験に依存した属人的な組織に陥りやすいという問題があります。

業務が多岐にわたる不動産会社では、以下の課題が山積みになっています。

・特定の社員、従業員しか対応できない業務がある

・トラブルに対応できない

・退職者が出ると部署は混乱する

・教える人によって教育内容にばらつきがある

・毎年同じ内容の研修を行っており無駄を感じる

特定の担当者に大きな比重が置かれている状態のためリスクも高くなってしまいます。

ー業務範囲が広い

大前提として、一部署でも業務範囲が広く、多岐にこなさなければならないため、負担が大きくなってします。

マニュアルを把握仕切れていなかったり、人的ミスにも繋がってしまいます。

ー業務効率の低下

属人化していると、担当者が多忙である場合や、体調不良などで休みの際には仕事が止まってしまいます。

特定の社員、従業員しか対応できない業務があるためです。

そのため、部署や社内全体の業務が停滞し、業務効率が低下します。

最悪の場合、取引先からのクレームにつながり、会社全体の利益に影響を与える恐れもあります。

ー業務レベルの差が生まれる

教える人によって教育内容にばらつきがあると業務レベルにも差が生まれます。

教える内容が定まっていないと、クレーム対応などにも差が生まれ、お客様からの二次クレームが発生する場合があります。

だからと言って、特定の社員のみに対応を任せていては、慣れていない別の社員が取り組んでも、同じレベルの仕事内容や品質を担保できません。

ーノウハウやナレッジの喪失

属人化はベテランに起きやすい傾向にあります。

そのため、ベテランが退職してしまうと、引継ぎがされていないと、蓄積されてきた知識や技術が失われてしまう可能性があります。

特定の業務をこなしていると、若手にそのスキルやノウハウが行き渡りません。

結果、上司や先輩に聞くばかりで、育成の機会が減ってしまいます。

属人化しない組織のメリット 

ー知識や作業の標準化

特定の人だけが業務を行うことを属人化と呼ぶのに対して、誰でも業務ができる状態にすることを「標準化」と呼びます。

社員全員に知識や作業を標準化するためには、例えばマニュアルを作ることが挙げられます。

ナレッジマネジメントを行うのです。

社員一人一人が持つ、知識やノウハウを社内で共有することにより属人化でない状態を作ることができます。

まだ、社員全員がいつでも自分で探し出せるよう格納しておくことが大切です。

例えば、不動産テック「ちんたいちょう」では、賃貸管理、その他不動産に関する3943項目の用語集や自社マニュアルの格納機能も搭載、各部署のマニュアルや、各個人が持っている知識・ノウハウが集約され、いつでも引き出すことが可能となります。

標準化により、情報やノウハウを共有することで社員のストレスが減り、属人化していたときよりも仕事がしやすくなります。

ちんたいちょうマニュアル 

関連記事▶︎ナレッジマネジメントとは

関連記事▶︎不動産テック「ちんたいちょう」利用者の声

ー教育時間の削減

新入社員がスムーズにお客様対応できるようになるまでは教育時間を多く要します。

しかし、ナレッジマネジメントを行い、マニュアルを徹底することで、一定の対応はすぐにできるようになります。

・不動産専門用語集

・クレーム対応マニュアル

・問い合わせ対応例

など、不動産業界に入社した新入社員は必ず、頭に入れなければならない知識も格納されています。

新入社員以外にも、他部署への異動、うっかり対応を忘れてしまった際にもすぐに自分で調べることができるのです。

ースキルやノウハウの伝承

仕事や業務を標準化すると、一人で業務をこなす属人化とは異なり、多くの人が関わるようになります。

客観的にものを見ることができ、問題点や改善点が見つかりやすくなることもメリットとして挙げられます。

社員一人一人が持つ、知識やノウハウを社内で共有することにより、長期的に見て、新入社員や、他部署から異動してきた社員に、スキルやノウハウを伝承できます。

担当者が不在の際にも慌てる必要はありません。

属人化しない不動産会社の作り方

ー業務フローの見直し

まずは業務フローの見直しを行いましょう。

全体の業務フローを洗い出し、どの部分がブラックボックス化しているかを確認しましょう。

担当者にもヒアリングを行い、共通認識を持つことが大切です。

業務別にフローチャートを作成すると「見える化」することができます。

ー業務の分散

業務の分散には情報共有ツールを活用すると周知しやすくなります。

Googleでは無料で使用できる情報共有ツールがありますので、いくつかご紹介します。

・Googleドライブ

GoogleドライブとはGoogleが提供する無料のオンラインストレージです。

15GBのオンラインストレージに、文書・写真・PDF・動画など様々なファイルを保存できます。

各データをクラウド上に保存できるため、PCからでもスマホからでもアップロードが可能です。

部署を問わず、データの保存・共有・編集に活用できます。

・Googleスプレッドシート

GoogleスプレッドシートとはGoogleが提供する表計算サービスです。

関数や式を使って数値を自動的に計算したり、グラフの作成も可能です。

Googleスプレッドシートで作ったファイルは、Googleドライブに保存されます。

つまり、クラウド上に保存されているので、ファイルに複数の人が同時に編集したり、離れた場所からアクセスし、編集することもできます。

不動産会社の業務においては案件の進捗確認や工事原価管理などの予算管理をする際にはExcelよりも適していると言えます。

また、複数人での同時アクセス編集が可能であるため、社内や業者からの質疑回答及びそのストックにも利用できます。

・Googleハングアウト

GoogleハングアウトはGoogleが提供しているコミュニケーションツールです。

チャット形式の連絡ツールで社内連絡や報告、相談に適しています。

1対1でもプロジェクトや部署でグループを組んででもチャットが可能です。

jpgファイルも送ることができるので、不動産管理の際の現地写真やPCのスクショも簡単に共有できます。

また、スマホでもPCでも使うことができるので、受信したものをデスクトップに表示設定できます。

同じくGoogleのサービスであるGmailからの過去のメッセージの検索も可能です。

関連記事▶︎Googleを活用したデータ管理

ー業務のマニュアル化

業務別にフローチャートを作成し「見える化」できたら、マニュアルを作成しましょう。

マニュアルには、他の従業員も理解できるようにする必要があります。

しかし、マニュアルの作成にはそれなりの時間を要します。

不動産会社では営業から賃貸管理まで業務が多岐に渡るため、時間が取れない人も多いのではないでしょうか。

特に、繁忙期の忙しさ、新入社員が入社する4月と続くと、疲労も蓄積されてしまいます。

そんなときはマニュアル作成ツールをうまく活用するのも一つの方法です。

属人化を防いでマニュアル化を実現する不動産テック

出典：日本情報クリエイト株式会社のプレスリリース 

システム化を望む理由は、半数以上の52.02%が「業務効率化」と回答している一方で、システム化を望まない理由として「覚えるまでが大変 （30.16%）」「定着しないから（29.06%）」という結果になりました。

システムを導入したところで、覚えるまでが大変でなかなか定着しないようなものでは、かえって効率が悪くなってしまいます。

使い勝手が良く自社に合うシステムを採用することで業務の効率化を狙うことがとても重要となりますので、従来の作業を大幅に短縮化するシステムを導入しましょう。

業務の属人化というのは、人手が足りない、一人当たりの仕事量が多い、部署内での連携がうまく行っていないことも原因として挙げられます。

マニュアルの作成、格納は標準化に効果的ですが、誰が見てもわかりやすいマニュアルを初めから作ることはとても大変です。

私共の会社では、クレーム対応を始めとした賃貸管理における必要事項を全て収容した賃貸管理Webマニュアル「ちんたいちょう」を利用しています。

賃貸管理、その他不動産に関する3943項目の用語集や自社マニュアルの格納機能も搭載しています。

部署ごとのマニュアルや、個人が持っている知識・ノウハウを集約できます。

賃貸管理Webマニュアル「ちんたいちょう」には以下の5つの機能があります。

①クレーム対応マニュアル

賃貸管理の現場で実際に蓄積されたトラブルやコール対応のノウハウを集約。

実用的なフロー、マニュアルとしてまとめ上げました。

経験年数に関係なく、簡単に使いこなすことができる実践型のマニュアルです。

②マニュアル

自社独自のマニュアルの格納が可能です。

ちんたいちょうは部署ごとのマニュアルや社内ルールを追加することが可能です。

いつでも、誰でも、必要なときにアクセスできます。

③用語集

賃貸管理、その他不動産に関する基本的な用語の解説を3943項目掲載しています。

新入社員、中途社員には、とても役に立つ用語集。

50音順、カテゴリ別でも閲覧可能です。

④帳票サンプル

契約書ひな形から入居者へ配布する案内文まで、200種類以上の帳票サンプルを備えています。

基本的な文章は作成済みですので、要所変更のみでOK。

スムーズに作成することができます。

⑤Q &Aリスト

よくあるお客様からのお問い合わせへの対応例を紹介しています。

実際の対応に基づいたトークスクリプトが掲載されておりますので、切り返しの方法が学べます。

詳しくは「ちんたいちょう」公式ウェブサイトをご覧ください。

↑こちらをクリック  

まとめ

不動産テックを活用すると、業務時間を短縮しながら標準化へと方向転換が可能です。

長期的に見てリスクを考えると属人化をなくし、誰でも業務を行えるようにすべきです。

自社でマニュアルを作成しても今一つ運用に乗らない場合には、一度ちんたいちょうの導入をご検討されてみてはいかがでしょうか。

ちんたいちょう公式ウェブサイトはこち

▶︎https://tatsujin.tech/chintaichou/

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