Webマニュアルで賃貸管理業務を劇的改善！

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会社の財産を無駄にしていませんか？

「その人に聞かないとわからない仕事が多い」

「その人がいないと会社が回らない」

「その人しかできない仕事が多い」

「退職者が出ると部署が混乱する」

「人材が育たない」

1つでも当てはまる会社はかなり危険です。

今回は、ある不動産テックを活用することで、属人化しない生産性の高い組織作りができることについて解説します。

賃貸管理業務の悩み

賃貸管理と一言で言ってもその業務範囲は多岐に渡り、様々な面で悩みを抱えている賃貸管理会社様は多いのではないでしょうか。

業務範囲が広く専門知識が必要で全てを理解できない

賃貸管理業務は、入居者からのトラブル対応や物件の維持管理など、多岐に渡る業務があります。

また、法律や条例に基づいた対応も必要となります。

そのため、専門的な知識を持たない人には、業務内容を完全に理解することが難しい場合があります。

担当者によって対応が違う

賃貸管理業務を担当するスタッフによって、対応方法が異なることがあります。

トラブル対応や物件の維持管理方法が、担当者ごとに異なる場合、入居者からの不満やクレームが発生する可能性があります。

対応がうまく行かずクレームが拡大する

また、トラブル対応や物件の維持管理など、賃貸管理業務の多くの問題に対して、その対応がうまく行かなかったり、遅れてしまった場合に、入居者からのクレームが拡大してしまうことがあります。

そのため、適切な対応方法を学び、素早く対応することが求められます。

経験者が少なくできる人に業務が集中する

賃貸管理業務には、経験が必要な業務も多くあります。

しかし、そのような経験者が少ない場合、業務ができる人に集中してしまうことがあります。

そのため、業務負担の偏りや、業務内容の不均等が生じることがあります。

マニュアルが活用されていない

マニュアルがあったとしても活用されていないことがあるため、業務の遂行に支障が生じることがあります。

そのため、マニュアルを活用して業務の遂行を行うことが必要です。

人材が定着せず教育に時間がかかる

賃貸管理業務に携わるスタッフは、専門的な知識が必要となります。

しかし、そのようなスタッフがすぐに定着せず、常に教育が必要となる場合があります。

そのため、教育に時間をかける必要があるため、業務の効率性が低下することがあります。

賃貸管理が導入すべき不動産テックとは

賃貸管理におけるお客様からの問い合わせは多岐にわたり、スタッフの教育に多大な時間を要します。 

また、担当者によって対応に差異があり、トラブルが生じてしまうこともしばしば。 

そんな悩みを解決してくれる賃貸管理Webマニュアル「ちんたいちょう」をご紹介します。

賃貸管理Webマニュアル「ちんたいちょう」

「ちんたいちょう」とは、社員一人ひとりが持つ知識やノウハウを集約した、賃貸管理のWebマニュアルです。

どこでも情報にアクセス可能で、テレワークをしている方も利用することができます。

シンプルで見やすいデザインと状況に応じた分岐選択など、充実の機能を備えたマニュアルです。

コンテンツは随時更新中で、自社の業務マニュアルや社内ルールも格納することができます。

新人教育にかかる膨大な時間を削減したい方、多種多様なクレーム対応に頭をかかえている管理会社様、 対応方針の統一化を図れずにお困りの方・・・「ちんたいちょう」が解決します。

Webマニュアルを活用することによって、経験年数が少ない社員やパートなど、だれでも活躍できるような仕組みに変わっていきます。 

経験年数に関わらず、様々な対応が可能となるので、お客様満足度も上がり、社員・パートも含めて全員同じようなクオリティで仕事ができるように変わってきます。

現在、不動産テック「ちんたいちょう」の利用者数は5974名。

 加盟店舗数は、529店舗で人気の不動産テックの1つになっています。 

不動産テック「ちんたいちょう」の機能

賃貸管理Webマニュアル「ちんたいちょう」には不動産テックを活用した5つの機能があります。

これらの各機能をお好みでカスタマイズもできるので、より便利に使っていただくことができます。

お客様対応

賃貸管理の現場で実際に蓄積されたトラブルやコール対応のノウハウを実用的なフロー、マニュアルとしてまとめ上げました。 

経験に関係なく、簡単に使いこなすことができる実践型のマニュアルです。

帳票サンプル

契約書ひな形から入居者へ配布する案内文まで、200種類以上の帳票サンプルを備えており、スムーズに作成することができます。

Q&Aリスト

よくあるお問い合わせへの対応例を紹介しています。 

実際の対応に基づいたトークスクリプトが掲載され、切り返しの方法が学べます。

自社に合わせたてQ&Aをカスタマイズすることもできます。

用語集

賃貸管理、その他不動産に関する基本的な用語の解説を3943項目掲載しています。 

50音順だけでなくカテゴリ別に閲覧することも可能です。

マニュアル

自社マニュアルの格納が可能です。 

部署ごとのマニュアルや社内ルールを追加することにより、いつでも、誰でも、アクセスできるようになります。

不動産テック「ちんたいちょう」で実現できること

「ちんたいちょう」を導入するとこで、業務の効率化につながる様々な成果を得ることができます。

お客様対応レベルの統一化

創業56年の当社（株式会社クラスコ）のノウハウが凝縮された、不動管理業務における実践的なマニュアルを使用できます。

入居者様からのお問い合わせ種類別に、わかりやすいフローでまとめあげています。

これをみながら対応することで、社員の対応レベルを統一化することができます。

・上司への取次トラブルを64%削減／再クレーム率38%削減 

・お客様に対して統一した対応ができるようになった 

・案件対応に悩む時間や、上司への相談件数も少なくなったことによりチーム全員の負担が減った 

・入社後間もないスタッフでも一定のレベルの対応が可能に

知識/ノウハウの蓄積・集約

賃貸管理、その他不動産に関する3943項目の用語集や自社マニュアルの格納機能も搭載。

各部署のマニュアルや、各個人が持っている知識・ノウハウを集約させることで会社の資産を守ることができます。

場所や時間の制限を受けない

インターネット環境があれば、いつでもどこでもアクセス可能で、上司が不在の時や、テレワークの際にも大活躍します。

わからないことは上司ではなく、ちんたいちょうで確認すればすべて解決！

社員教育の効率化

新入社員がスムーズにお客様対応できるようになるまでは教育時間を多く要しますが、マニュアルを徹底することで、一定の対応はすぐにできるようになります。

当社（株式会社クラスコ）では、新人教育に要する時間を50％短縮することに成功しました。

非属人的な組織

よくあるお問い合わせへの対応例は、実際の対応に基づいたトークスクリプトが掲載されているので、切り返しの方法が学べます。

自社独自のQ&Aの追加も可能で、問い合わせの多い内容を入れておくことで、「〇〇さんに聞かないとわからない」なんてことをなくすことができます。

まとめ

不動産テックを活用することで、不動産業界の業務は格段に効率化することができます。

特に、事務仕事の多い賃貸管理業務は不動産テック導入メリットが多く、テレワークをされている方にもご利用いただけます。

▼詳しくはこちらをご覧ください

▼不動産テックに関する動画はこちらをご覧ください

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