賃貸管理業務に特化したWebマニュアル「ちんたいちょう」とは!?

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賃貸管理会社にお勤めの方にこんな悩み有りませんか？ 

・賃貸管理におけるお客様の問い合わせは多岐にわたる・・・ 

・社員教育に大きな時間を要する・・・ 

・担当者による対応の差異によってのトラブルの発生が生じてしまうことも・・

そんなお悩みを解決するのが不動産テック「ちんたいちょう」です。

今回は不動産テック「ちんたいちょう」の機能の特長や実際に活用した声をお届けします。

賃貸管理業務のWEBマニュアルがないと

賃貸管理業務は、多種多様な問い合わせに対応し、確固たるサービスを提供するために覚えることも多く、法律も絡み、難易度の高い職業です。

そのため、業務遂行に必要な情報をすべて一人の頭の中に収めるのは困難であり、それぞれの対応に個人差が出てしまうという課題もあります。

不動産業界では、IT化やデジタル化がまだまだ遅れを取っていると言われていますが、社内の業務マニュアルに関しても、もしデータ上でのマニュアルがないと、どのような問題が発生するでしょうか。

問い合わせの内容が多岐に渡り困る

賃貸管理会社にとって重要業務である入居者対応。

入居者からの問い合わせの内容が多岐に渡り困るという課題があります。

賃貸管理には、物件の修繕から契約更新、トラブル対応まで、広範で詳細な知識が求められます。

そのため、特に経験の浅い担当者は、さまざまな問い合わせに対応するための正確な知識や情報を持っていないことが多く、これが業務の質を低下させる原因となります。

対応に個人差が出る

対応に個人差が出るという課題があります。

これは、担当者ごとに持っている知識や経験、判断力が異なるために発生します。

これにより、同じ問題に対しても担当者によって対応が異なり、賃貸管理業務の一貫性や公平性が損なわれる可能性があります。

新人教育に膨大に時間がかかる

入居者からの問い合わせや、オーナーからの問い合わせは多岐にわたり、ケースに応じて、スタッフの教育にも多大な時間を要します。

賃貸管理業務の知識は多岐に渡るため、新人教育は非常に時間と労力を必要とします。

経験者が新人の教育を担当することで、経験者の業務時間が削られ、結果として全体の業務効率が低下する可能性もあります。

マニュアルが見つからない

入居者やオーナーに、対応を迅速に行いたくても、マニュアルが見つからないという課題があります。

紙ベースのマニュアルは管理が難しく、必要な時にすぐに見つけられない場合があります。

また、ハードディスクの中や、メモリ機能の中にマニュアルが保存してあったとしても、情報が古くなった場合の更新も手間がかかり、情報の正確性を保つのが難しくなります。

賃貸管理業務「ちんたいちょう」の機能

こうした問題を解決するための一つの方法が、賃貸管理業務のWEBマニュアルの作成と導入です。

WEBマニュアルは、必要な情報を一元化し、すぐにアクセスできるようにすることで、これらの問題を解決します。

ここでご紹介するのは、賃貸管理業務のWEBマニュアル「ちんたいちょう」です。

「ちんたいちょう」はそんな入居者対応のノウハウを内容別に掲載しています。

それでは「ちんたいちょう」の機能をそれぞれ見ていきましょう。

入居者対応マニュアル

賃貸管理の現場で実際に蓄積された、トラブルやコールの対応ノウハウを実用的なフロー、マニュアルとしてまとめ上げました。

経験に関係なく、簡単に使いこなすことができる実践型のマニュアルです。

帳票サンプル

契約書ひな形から入居者へ配布する案内文まで、300種類以上に及ぶ帳票のサンプルを格納しています。

業務で使う張り紙や案内文が簡単に作成可能です。

シンプルで分かりやすいため、誰でもスムーズに行うことができます。

Q＆Aリスト

よくあるお問い合わせへの対応例を紹介しています。

実際の対応に基づいたトークスクリプトが掲載されているので、切り返しの方法が学べたりと役に立つ情報です。

例えば「氏名が変わった場合どうしたら良いか？」というお問い合わせに対して、どのように答えていくかなどが記載してあります。

対応に迷ったり戸惑う心配もありません。

よくあるトラブルがあった時、どのように切り返していけば良いかということをまとめてあり、社員のトレーニングでも使用できます。

用語集

不動産また賃貸管理に関わる用語集を約4000項目も掲載していますので、 わからない言葉があれば検索して理解することが簡単にできるような仕組みになっています。

実写マニュアルの格納が可能で、「ちんたいちょう」に部署ごとのマニュアル や社内ルールを追加することができ、いつでもどこでもアクセスできます。

50音順だけでなくカテゴリ別に閲覧することも可能です。 

独自カスタマイズ

カスタマイズ機能ということで、「ちんたいちょう」は、ベースがクラスコのマニュアルになっています。

しかし、その会社ごとにフローが違うため、当社のものをベースとしながら実際の業務フローに合わせた形でカスタマイズできます。

また、修正たり、追加したりしながら使うことができます。

そのようにして、自社で独自のマニュアルを作ることが可能です。

賃貸管理業務「ちんたいちょう」導入で実現

不動産テック「ちんたいちょう」導入で実現できることをご紹介します。

お客様対応レベルの統一化

WEBマニュアルを活用することによって、経験年数が少ない社員やパートなどだれでも活躍できるような仕組みに変わっていきます。 

経験年数に関わらず、様々な対応が可能となるので、お客様満足度も上がり、社員・パートも含めてみなさん同じようなクオリティで仕事ができるように変わってきます。

マニュアルを徹底することで経験年数に頼られない対応が可能となります。

人によって対応が変わることがなく、トラブルが減少します。

＜事例＞

・「ちんたいちょう」の導入前と比べて、対応レベルの統一化により、上司への取り次ぎトラブル、エスカレーション（「上司出せ」というようなクレームが収まらない場面）を64％削減することができた。

・再クレーム率 （1回起きたクレームが再度クレームとなる率）が38％削減できており、お客様満足度も上がっている。

・入社後間もないスタッフでも一定レベルの対応が可能に。

個人の負担軽減

「ちんたいちょう」の中に帳票がまとまっているので、1件当たりの帳票を作るのにかかっていた時間がずいぶん削減されるようになります。

よって、個人の負担軽減や効率化が実現します。

＜事例＞

ちんたいちょう導入前：担当者ベースで案内文・貼紙を作成→上長が内容チェックし配布

↓

ちんたいちょう導入後：ちんたいちょうから帳票をダウンロードし、物件名・日付等を変更して配布

↓

結果

経験年数に関係なく誰でも同じレベルで案内分や貼紙を作成できる状態に。

作成にかかる時間も大幅短縮！

1件あたり30分から1分の業務効率化（クラスコの実績）！

教育時間の大幅削減

不動産賃貸会社の業務を、新人に全て教えようとすると、教育に膨大な時間がかかります。

または、教育に十分時間をかけられないまま、新入社員がともかく人手不足のために現場に出て、クレームが増えてしまうケースもあります。

クレーム対応に時間をなおさら取られてしまう、といった会社もあるでしょう。

「ちんたいちょう」で、新入社員がノウハウを把握できれば、新人でも業務の遂行が可能になるといったシーンは多くなります。

また、最近の若い世代の人は、そもそも人に聞くのが苦手で、自分で調べる方が得意だし早いと考えています。

このように、WEBマニュアルが活用できれば、新入社員の育成時間は削減でき、「ちんたいちょう」の利用で新人教育に要する時間が50％も削減できているというデータがあります。

▼参考動画「経験に頼らない業務を実現！！」

 

▼参考動画「ナレッジマネジメントで効率よく業務改善！！」

まとめ

• 不動産会社での業務管理や新人教育が、属人的であり、ナレッジマネジメントができていないと、非効率的であり生産性が落ち、会社の発展につながりません。

• 
  

• ・その人に聞かないとわからない仕事が多い

• ・その人がいないと会社が回らない

• ・その人しかできない仕事が多い

• ・退職者が出ると部署が混乱する

• ・人材が育たない

• という状態では、会社の財産が日々失われていることになります。

• 
  

時代の変化に伴い、新しいやり方を取り入れるい事はとても重要になります。

不動産テックを活用することで、不動産業界の業務は格段に効率化することができます。

現在、不動産テック「ちんたいちょう」の加盟店舗数は約530件、利用者数は約6,000人にもなっています。

・シンプルで見やすいデザイン

・状況に応じた分岐選択

・充実の機能

・いつでもどこでも（出先でも）見れる便利さ

などが、利用者数が増え続けていることにつながっています。

▼詳しくはこちらをご覧ください

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