外壁提案ソフト「がいへきんぐ」を活用したご利用企業様の声

外壁提案ソフト「がいへきんぐ」を活用したご利用企業様の声 [お話を伺った方] 代表取締役社長 前田 亮祐様

外壁診断・提案書作成システム「がいへきんぐ」の導入事例として、神奈川県横須賀市で事業を展開されている日光建設株式会社様に話を伺いました。導入前の課題や導入後の提案数・受注数の大幅増につながった背景をお聞きしました。

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Q.御社のご紹介をお願いいたします

日光建設株式会社は、神奈川県横須賀市にある創業47年の会社です。主な事業は、賃貸管理と賃貸仲介、その他コインパーキングやサブリースの事業を展開しています。「奉仕の心をはぐくみ地域に貢献していく」ことが理念です。

Q.外壁提案ソフト「がいへきんぐ」を導入する以前は？

外壁塗装の提案が上手に出来ず、どうしても後回しになっていました。家賃送金や更新業務、退去業務がメインで、物件のケアまでなかなか時間が取れませんでした。今も管理部で外壁提案をしていますが、優先順位がなかなか上がらなかったのが悩みでした。

Q.外壁提案についてのスタッフの意識はどうでしたか？

入居促進や入居率維持のために意識はしているのですが、まずどうしたら良いのか分からず、できたとしても手間や時間がかかっていたのがジレンマになっていました。

Q.外壁診断ソフト「がいへきんぐ」を導入したきっかけは？

外壁をどのようにオーナーさまに提案できるのか。どうしても大手や信用力という点で一歩遅れてしまうので、形としてきちんと表せられると思い、導入を決定しました。

まず管理部で取り扱ってみる。そして出来れば役職者ではなく、経験が浅いスタッフに任せるようにしました。即戦力化させたいのと、活躍できるという自信をつけさせたかったというところがあります。

Q.経験の浅いスタッフでも結果が出せるという確信があったのでしょうか？

確信していました。簡単というのがまず1つ。全てにおいて指示が明確に出ているので、地図を見て現場に向かい、決められた点検箇所の写真を撮ってくるだけの単純な作業から、高付加価値が生まれるギャップが面白いなと思いました。

Q.導入後、誰がどのように推進していったのですか？

最初は管理部のマネージャーが入社半年・部署移動1か月目の新人に、iPad購入からアプリの導入、そして現地の地図を渡して管理物件1つずつ提案をするように、見に行くようにとスタートしました。いままでは経験者の勘、いわゆる属人的と言われる仕組みが問題でもあったので、まずは順序立てていこうと考えました。

Q.実際に新入社員が点検をして仕上がりはどうでしたか？

新人の物件点検が終わると、「がいへきんぐ」で提案もほぼ出来上がるので、最終チェックされた提案書をオーナーさまに発送・郵送し、およそ一週間後に上長がオーナーさまとお話をする、といった体制をとりました。

Q.点検は新入社員が、提案は上長がされたということですか？

当初、オーナーさまとのお話も新人にやらせてみたのですが、まだ知識と経験がないのでどうしても話が続かず、結局上長にバトンタッチといった失敗がありましたので、やり方を変えてみました。フォローアップしてあげるだけで結果が全然違いますね。

Q.外壁提案を行なっている部署の体制を教えてください

新人が1人と、それをチェックする上長が1人ですね。実質1.5人で稼働しているようなかたちです。

Q.実際に「がいへきんぐ」を使ってみての感想は？

「がいへきんぐ」のおかげで点検と提案は大体できるようになりました。勤続年数の長さや年齢に関係なく、アプリがそのあたりをカバーしてくれるので非常に助かっています。

経験者である上司の第一声は「こんなに簡単なんですね！」と、とてもびっくりしていました。新人はまだまだ自分がどういった仕事をしているか分かっていませんでしたが、結果が出始めると「あ、凄いんですね！」と、2人で驚いていました。

Q.システム導入前と導入後での社内の変化は？

導入前は、苦手意識や「余計な事をしている」「しなきゃいけない」といったネガティブな要素が凄く強かったのですが、導入後、結果がすぐ見えるので本人たちも前向きになっていますね。「今日も行かなきゃ！」「今日、雨が降っているから行けなくてちょっと残念だな」といった言葉を貰うときがあります。

Q.スタッフの知識など変化はありましたか？

自分達が写真を撮り、それがあっという間に提案書に変わる。その過程を見ているので、点検や提案の細かいポイントを覚えるようになっていきました。しっかりした提案書を見ることで、知識も深まっていく。理解しようと努力するようになりました。

Q.導入後の成果は？

導入前は、提案が年間で10件、受注が大体3件でした。
「がいへきんぐ」導入後、初年度で約40件の提案ができ、その後受注が10件。
今年度に限っては、まだ半期しか経っていないのに提案が25件、受注が8件も取れています。おかげさまで売上は導入前に比べ、約3倍に伸びました。

Q.お客様の声や評価は？

 実際、オーナーさまに提案してみると、「こんなに丁寧な提案書を出してくれるのは、日光建設さんだけだ」とおっしゃってました。他社と相見積をとるオーナーさまもいるのですが、「中身の濃い提案書を提出できたのは当社だけだ」というお褒めの言葉をいただきました。

「凄い細かいね」とか、「凄いしっかりした提案書だね！全然前と違うね！」、「気付かない所を教えてくれてありがとう！」、「わかりやすく説明してくれてありがとう！」など、嬉しいお言葉もいただいています。

Q.外壁の施工を行なって美観の他に変わったことはありますか？

空室率の改善だけでなく、物件が綺麗に塗装されているので営業スタッフから案内しやすいという声もあります。満室事例も何棟か出ていますね。

Q.「がいへきんぐ」の提案書に変えての効果やオーナーさまの変化は？

今までは安易な提案で、すぐ断られることが多かったですが、きちんと分析された提案書になることで、オーナーさまがよく読んでくれるようになりました。

回答に時間が掛かることはありますが、3ヵ月後・半年後に受注に至るケースは増えています。自分の物件はやはり大事ですから、提案書を読み込み、しっかり考えていただけているようです。

Q.「がいへきんぐ」の魅力や良さはどういったところですか？

外壁が傷んでいると気付かないオーナーさまは多いと思います。 それを気付かせてくれるのが「がいへきんぐ」のアプリですし、提案力も強いです。そして簡単。導入もしやすい。あとはやるだけ。それが、大家、オーナーさま、管理部、入居者、といった皆さんに喜んでもらえるアプリなのかなと思います。

Q.提案書の作成時間など効率化になりましたか？

今までは上長の経験と勘で現地を見に行き確認し、Word・Excelにデータを落とし込み、情報を集めながら優先順位の高い他業務の合間に提案書を作成。出来上がるまでに一週間ほどかかっていました。

「がいへきんぐ」を導入する事によって、点検の写真を撮って帰ってきたらもう提案が出来ている時間の短さ。それが一番驚きでした。業者さんも弊社スタッフも、物件を何度も確認しに行くことが頻繁にありましたが、ピタッと収まりました。

Q.上長の方の経験年数はどのくらいですか？

18年やっているベテランですね。18年やって受注が2件取れるかどうかだったので、それを考えたら本当に驚異的だと思います。

Q.「がいへきんぐ」を活用した今後の展開について

いままで既存の管理物件だけ外壁提案していましたが、これからは新規で管理受託する際に、最初から外壁も提案出来るようにしていきたいと思っています。