【マンション管理】管理会社から入居者へのお便りを作成＜例文と作成のポイント＞

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マンションの管理業務の中で、賃貸管理会社から入居者へのご案内などを、お便りで配布する機会があります。

その際に、どのようなひな形で、どのようなルールや様式でお便りを作成すれば良いか迷ったり、準備に時間がかかる事があり、お困りではないでしょうか。

今回の記事では、管理会社から入居者へのお願い文・案内文の作成の仕方について、例文の紹介も併せて解説させていただきます。

入居者へのお便りを作成する際のポイント

入居者への通知やお知らせ・お便りの文書は、通常はワードを使ってビジネス文書形式として作成されます。

作成した文書は、ビラやチラシとして各戸に配ったり、掲示板やエレベータ内などに張り紙形式で貼り出す場合もあります。

作成のマナーやルール、注意する点などを見ていきましょう。

丁寧に、且つ形式的な文面で

管理会社から入居者へのお便りやお知らせの文書は、各戸の入居者に協力をお願いしたり、安心安全な生活のために周知していただきたい内容を告知するための文書です。

そのため、わかりやすい文章であり、相手に失礼のないよう、かつ要望がある場合はそれに対して快諾してもらえるような文面にしなくてはなりません。

文書作成のための書式

1. 以下のような段落構成の文章は、一般的なお願い文の例としてお勧めです。

①日付（右上）、宛名（左）、差出人（右下）

②件名 

③前文 

・挨拶語：「拝啓」で始まり「敬具」で締めくくる挨拶文が一般的です。

・挨拶：例として「平素は、当マンションの管理にご協力いただき誠にありがとうございます」や「日頃より当物件の管理運営にご協力を賜り、厚く御礼申し上げます」などが良いでしょう。

④主文①：「早速ですが」「さて」や「このたび」と書き始めて要件に入ります。ここに今回のお便り配布に至った経緯や事情を簡潔明瞭に理由付けとして記載します。

⑤主文②：「つきましては…」や「そこで…」と続いて、お願いをする内容などを記載します。

⑥末文：前文と同様に定型的な文章で締めます。例として、「以上ご理解ご協力をお願い申し上げます」などです。

⑦問い合わせ窓口

詳細を簡潔にわかりやすく

配布するお便り文や案内文は、基本的には全ての入居者に同じ内容の文面が送られる事になります。

・年代や職業などを問わず全ての人が読みやすい文章である

・詳細の記載漏れや誤字脱字がないように確認する

・的確に端的にわかりやすい文面である

・日付や発行元などの所在が明らかである信頼を持っていただける文書である

などの注意や配慮をして文書を作成する必要があります。

1）クレーム・トラブルに対応する注意文

注意文をお便りとして出すなどは避けたいもの。

文面作成も頭を抱えてしまうでしょう。

・入居者からクレームがあったから

・入居者のトラブルを元に

・管理上の都合により

などのケースで、注意喚起するお便りやお願いをするお便りを配布する場合についての解説です。

どのようなケースがあるか

これらのケースで、注意喚起やお願いのお便りを配布するケースが考えられます。

・ゴミ出しのマナーやルール

・騒音がひどい場合の注意喚起

・ペットの排泄物や鳴き声に関するお願い

・共用部の利用方法に関するお願い

・駐車場のマナーやルール

・駐輪所のマナーやルール

注意喚起のお便りを出す際のポイント

以下のポイントを抑えてお便りを作成すると良いでしょう。

・クレーム内容が的確か正確かを確認・調査する

・状況に関する入居者へのアンケートなども有効である

・クレームやトラブルへの対応は感情を踏まえずビジネスライクに

・問題を起こしているのが誰かなどは書かない

・具体的な解決策を書く

・入居者同士が対応しないよう、あくまでも問い合わせ先を管理会社とする

【例文】騒音についての注意文

例文として「騒音」への対応用のお便りを参考に見てみましょう。不動産テック「ちんたいちょう」より例文を抜粋

 例文はお便りを出すたびに1から作成するのではなく、ケース事のひな形が用意されているのが良いでしょう。

・文面作成などの業務にあたる時間の短縮

・担当者によって対応が変わってしまう事がなく会社で統一の対応ができる

これらのメリットがあるため、例文のストックが重要になります。

▶︎例文を参考にできるオススメの不動産テック

様々なケースのお知らせ文の例文が格納されている不動産テックの「ちんたいちょう」。 

ここに挙げた【例文】は「ちんたいちょう」より引用しています。 

不動産テックのTATSUJIN：ちんたいちょう「帳票サンプル」   

2）工事や点検や作業のお知らせ文

管理物件の工事や設備点検、作業にまつわる案内文を作成するにあたっての解説です。

どのようなケースがあるか

これらのケースで、作業や工事に関するお知らせを配布するケースが考えられます。

・電気工事や停電のお知らせ

・水道工事や断水のお知らせ

・エレベーターの点検や工事、清掃のお知らせ

・植栽の剪定のご案内

・外壁や共用部の工事に関するご案内

・近隣の道路などの工事に関するお知らせ

工事や点検や作業のお知らせ文を出す際のポイント

以下のポイントを抑えてお便りを作成すると良いでしょう。

・作業や工事の内容

・日時や期間

・作業される場所や、影響のある場所（地図や見取り図があると良い）

・注意すべき事（入居者に理解・協力してもらう事項など）

【例文】作業断水のお知らせ文

不動産テック「ちんたいちょう」より例文を抜粋 工事や作業でお便りを出すケースはとても多くの例があります。

ケースごとの対応が社員によってバラつきが出たり属人化されてしまうと、会社としての信頼もなくなってしまします。

統一した対応ができるためにも、社員全員が的確な例文をいつでも参考に出来る事がとても大切です。

▶︎例文を参考にできるオススメの不動産テック

様々なケースのお知らせ文の例文が格納されている不動産テックの「ちんたいちょう」。 

ここに挙げた【例文】は「ちんたいちょう」より引用しています。 

不動産テックのTATSUJIN：ちんたいちょう「帳票サンプル」  

3）その他管理に関するご案内文

その他、マンションの管理では様々な状況において、入居者へのお知らせやご案内が必要です。

1）や2）以外の場合にも、通常の管理上ご案内が必要となる際のお便りの作成するにあたっての解説をします。

どのようなケースがあるか

これらのケースで、管理にまつわるお便りを配布するケースが考えられます。

・年末年始のゴミ収集のおやすみやゴミ位置の変更

・入居にまつわるアンケートのお願い

・自治会や班運営にまるわるご案内

・オーナーチェンジなどのお知らせ

・家賃や管理費の変更などのお知らせ

管理に関するご案内文を出す際のポイント

以下のポイントを抑えてお便りを作成すると良いでしょう。

・わかりやすく簡潔に書く

・1つの文面には1つの事案について作成する

・発行元がどこかを明確にする

・問い合わせ先がどこかを明確にする

・必要であれば場所の確認などは図解を入れる

【例文】物件の名称変更についてのお知らせ文

不動産テック「ちんたいちょう」より例文を抜粋
  

マンションの管理や経営において、管理会社側の都合やオーナー側の都合で、様々や規約などが変更して、その旨をお伝えするようなケースがあります。

多くはない事例でしょうが、賃貸契約時の契約内容そのものに変更や影響を及ぼす場合もあり、お知らせに関しては慎重になる必要があるでしょう。

そのような際に、トラブルに発展する事がないように通達の文書の作成は、信頼のおけるひな形や例文がある事が望ましいです。

▶︎例文を参考にできるオススメの不動産テック   

様々なケースのお知らせ文の例文が格納されている不動産テックの「ちんたいちょう」。 

ここに挙げた【例文】は「ちんたいちょう」より引用しています。 

不動産テックのTATSUJIN：ちんたいちょう「帳票サンプル」 

お便り文作成のためのおすすめ不動産テック

管理会社から入居者にお便りを出す必要があるケースは、様々な想定があります。

そのような煩雑な内容に対して、お便り作成には随分時間を要します。

そして色々な問題も起こしかねません。

・ケースによって対応に戸惑う

・担当者によって、各ケースにおいて対応が様々になってしまう

・お便り文のひな形やテンプレートがなく作成に時間がかかる

・作成したお便りの内容に漏れや記載不足があり、トラブルを起こす

・お便り作成に関する社員教育に時間を取られてします

上記のような事を減らすことができるためにも、対応や管理の体制をマニュアル化する事は大切です。

そして、社員の誰もが、その資料をすぐに引き出せる格納庫が必要です。

そこでオススメなのが、不動産テックの「ちんたいちょう」 

「ちんたいちょう」は不動産会社のためのナレッジライブラリーです。

＜ちんたいちょう＞に搭載されているのは

・マニュアル（自社マニュアルの格納が可能）

・用語集（賃貸管理やその他不動産に関する基本的な用語の解説を3943項目を掲載）

・帳票サンプル（契約書ひな形から入居者へ配布する案内文まで、200種類以上の帳票サンプルが格納）

まとめ

マンションの管理業務の中で、賃貸管理会社から入居者へのご案内など、お便りを作成する際のポイントや例文をまとめさせていただきました。

その際に、どのようなひな形で、どのようなルールや様式でお便りを作成すれば良いかの参考にしてください。

尚、今回の記事では、お願い文・案内文の作成の例文が豊富に格納されている、便利な不動産テック「ちんたいちょう」についてもご紹介させていただきました。

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