【教育担当者向け】入社日までに準備すべきこと

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教育担当者は新入社員が入社するまでに様々な準備を行います。

毎年のことだからと業務の見直しをせず、そのまま進めていませんか？

今回は、教育担当者が入社日までに準備すべきことや効率的な教育方法について解説します。

内定者を選出したあとに行うこと

まずは、内定者を選出してから入社当日までの流れを解説していきます。

応募者へ連絡

内定者を選出したら速やかに合格結果を応募者へ連絡します。

合否の結果だけではなく、必要な書類や入社日など、漏れのないようにお伝えしましょう。

その後に内定書類作成をし、内定者に通知します。

しかし、合格者が全員入社するとは限りません。

内定を承諾するか、辞退するかの連絡を受け、雇用契約を結ぶことで契約が成立します。

入社に必要な書類の準備

【内定者から提出してもらう】

内定者から提出してもらう書類を内定者分、準備する必要があります。

提出してもらうタイミングは、内定受諾後の面談時や、入社日当日が一般的です。

以下が必要な書類です。

・雇用契約書 

・源泉徴収票 

・年金手帳 

・健康保険被扶養者異動届 

・雇用保険被保険者証 

・扶養控除等申告書など 

また、必要に応じて

・住民票 

・健康診断書 

・卒業証明書など 

の提出を依頼する場合もあります。

【企業が行う手続き】

内定者が入社するにあたり、雇用契約や保険など、受け入れ企業が行う手続きがあります。

さらに、入社後スムーズに仕事ができるよう、勤怠システムの登録やパソコンの準備など、必要に応じた手続きや準備を行わなければなりません。

以下が必要な手続きです。

・社会保険（健康保険・厚生年金）の資格取得手続き 

・雇用保険の資格取得手続き

・税金に関する手続き

・労災保険に関する手続き 

また、必要に応じて

・労働者名簿、賃金台帳、出勤簿の作成 

・メールアドレスや勤怠システムなど社内システムの登録 

・机、椅子、パソコン、制服など貸与する備品の準備など 

を行う必要があります。

マニュアルの作成

業務内容はもちろん、事務的な手続きを含めたマニュアルを作成・見直しします。

マニュアルを作成することは、新入社員のみならず、現場の活きたノウハウを社員全員に共有することができます。

また、「周囲に話しかけづらいタイミングで、わからない業務が出てきたしまった」時に、自ら調べて解決できるため、とても役に立ちます。

▼自社の業務マニュアルや社内ルールを格納▼

内定者研修

内定者研修は、会社で業務を始めるにあたって最低限必要な知識やスキルを身に着けたり、内定者同士の横のつながりを作ることを目的に行われます。

また、会社への定着を促すことで、内定辞退を防ぐ目的もあります。

優秀な学生ほど複数の企業から内定をもらうため、企業のポジティブな印象や雰囲気を体感してもらい、内定辞退を防ぐことも研修の一つの意図になっています。

社員との懇親会を開催したり、業務内容を実際に見てもらうことで、学生が抱いている様々な不安を低減させることができるというメリットもあります。

入社受け入れ準備リスト

新入社員を受け入れるにあたって、入社日までに準備するものがたくさんあります。

しっかりと確認し、余裕をもって準備しましょう。

必要書類に関するもの

【企業が内定者へ送付する書類】

内定通知後に企業から送るものです。

・内定通知

・入社承諾書

・労働契約書など

【内定者が企業へ提出する書類】

入社時に提出してもらいます。

・雇用契約書 

・源泉徴収票 

・年金手帳 

・健康保険被扶養者異動届 

・雇用保険被保険者証 

・扶養控除等申告書など

入社後に必要な手続きは以下のものがあります。

【企業が行う資格取得関連】

・社会保険（健康保険・厚生年金） 

・雇用保険 

・税金 

・労災保険など 

【企業が行う賃金関連】

・労働者名簿 

・賃金台帳 

・扶養控除等申告書 

・通勤定期申請書 

・給与振込依頼書 

・住所届など 

貸与品、福利厚生に関するもの

貸与品の準備や福利厚生に関わるものの手配も行います。

・社員証 

・制服 

・机、椅子 

・パソコン 

・就業規則など 

・健康診断の実施 

・財形貯蓄や団体生命保険の加入申し込みなど

入社式に関するもの

入社式の準備もしなければなりません。

具体的には以下のような準備が必要になります。

・会場の選定

・式次第

・出席者への連絡

・必要準備物の手配など

新入社員に関するもの

入社日までには

・研修のスケジュール

・テキスの用意

・教育担当者や講師、会場の選定

・配属先の選定

などの業務も出てきます。

教育担当が押さえておきたいポイント

最後に、教育担当が押さえておく必要があるポイントについて解説します。

目的や全体像を意識する

仕事の目的を新入社員がわかっていないと、与えられた業務をただこなすだけになってしまいます。

新入社員に任せる業務だけでなく、部署の業務の全体像も示すと目的を把握しやすくなります。

社員教育には、不動産会社に特化したeラーニングシステム「きょういくん」がおすすめです。

「きょういくん」は、受講者の理解度に合わせていつでも何度でも繰り返し学習が可能。

マンツーマンで教える必要がなくなるため、教育担当は自身の業務に集中し、生産性アップにつながります。

教えるスタッフによって教え方や質がバラバラということがなくなり、チームメンバーの進捗管理もできるため、会社全体のレベルが底上げされます。

▼不動産会社に特化したeラーニングシステム▼

焦らず着実に手順を踏む

単に仕事を頼むだけでなく、きちんと手順を踏んで教えることが大切。

すでに触れた手順にそって説明することで、新入社員は業務についてより深く理解しやすくなります。

特に不動産業界は、業務範囲が広く専門性も高いので、説明とともに実演も行うと、新入社員もスムーズに仕事に取り組むことができるでしょう。

やり取りを通じて教育する

教育係は、新入社員とやり取りしながら指導していきましょう。

一方的に説明するのではなく、質問があるか適宜確認することも重要です。

コミュニケーションを通して新入社員の性格を理解したり、苦手な分野を把握したりすることも可能です。

まとめ

教育担当者が入社日までに準備すべきことについて解説しました。

教えるスタッフによって、考え方や質がバラバラだったり、専門性が高い不動産業界の社員教育には、「きょういくん」がおすすめです。

また、自社の業務マニュアルや社内ルールを格納できる「ちんたいちょう」も活用することで、社員教育の効率化を実現できます。

ぜひ、ご活用ください。

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