巡回点検報告書をデジタルシフト

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不動産DXの成功事例｜シティ・ハウジング株式会社（徳島県徳島市／管理戸数約7,000戸）

事業内容 

■事業内容： 不動産の売買仲介、賃貸物件の仲介・管理業、賃貸運営の商品企画・トータルマネージメント、賃貸物件の集金管理代行業、賃貸マンション及び住宅のリフォーム業、損害保険代理店業、生命保険募集業、光インターネット取付業・システム開発

所在地：徳島県徳島市中常三島町3丁目8-1

設立：平成7年7月3日

代表者：代表取締役　川角 良太

従業員数：76名（2022年4月1日現在　グループ会社含む）

巡回点検報告書をデジタルシフト

従来の巡回点検報告に課題

紙ベースの巡回点検報告書の課題

元々は紙ベースで巡回点検報告書を作成していました。

点検作業員の方が現地に行き、定期清掃や空室点検を紙ベースでシートに書き込んで、オーナーに提出するという形です。

点検した分だけ紙が溜まっていき、紙の管理はとても手間がかかります。

保管する場所にも困るという課題がありました。

不動産テックを活用し、業務効率化

きろくんの運用を開始

従来の課題を解決するために、不動産テック「きろくん 」の活用を始めました。

今まで、紙で行っていた作業が全て「きろくん」の中で行うことができます。

「きろくん」の管理画面上ではリアルタイムで現地と繋がることができます。

ですので、点検作業員の方が現地に居る時に、「点検写真をこういう風に撮ってほしい」とマネージャーが指示を出すことができます。

的確な指示をリアルタイムで出すことにより、空室点検のクオリティーは一層上がり、且つ、紙の管理業務がなくなります。

もちろん、進捗管理もリアルタイムで確認可能です。

元々はパートが3名で月200室の空室点検作業を行なっていましたが、今は、1名で月200室の空室点検作業を確実に実施できる状況を生み出しています。

巡回点検報告書が写真付きに変更

写真付き報告書へ変更

オーナーへ提出する報告書も写真付きの報告書へ変更されました。

今までの報告書には写真がありませんでしたので、実際に現地がどのようになっているかは行ってみないと分からない状況でした。

写真付きの報告書への変更はオーナーからの反応もとても良く、喜ばれています。

アウトソーシングの先駆け

シティ・ハウジング株式会社はアウトソーシングも先駆けて手掛けています。

始めたのは定期清掃のアウトソーシングです。

今まではルール化などの統制を整えるために、どうしても社内で人員を抱えなければいけませんでした。

しかし、「きろくん 」を外注先の業者に使ってもらうことにより、業者がいつどこの物件を定期清掃しているかということが全て見えるということと、報告頂かなくても管理画面上で全ての清掃状況、不具合があれば入力していただけますので、「きろくん」の運用ルールを守って清掃してもらうことが可能になりました。

外注業者との定期清掃のやりとりも、とてもスムーズになりました。

自社パート→アウトソーソング

これができたことで、アウトソーシングを行なっても、写真付きの報告書が上がります。

さらに、プロは綺麗に丁寧に仕事をしてくださるので、オーナーの満足度も高まってきています。

まとめ

実際に、数値として表れた定期清掃の受託件数が70棟から今では100棟まで、「きろくん」を導入してからとても早いスピードで増えています。

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定期巡回を通して賃貸オーナーとの信頼関係構築の第一歩になれば幸いでございます。

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