巡回点検の業務見える化｜的確な改善指導

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不動産DXの成功事例｜株式会社三光不動産（北海道札幌市／管理戸数12,600戸）

事業内容 

■事業内容： 賃貸アパート・マンション・分譲マンション・戸建・駐車場の賃貸管理、不動産の売買、資産活用コンサルティング・IT事業、信託受益権の販売

所在地：北海道札幌市北区北9条西2丁目12−1Sanko札幌駅前ビル

設立：平成16年5月26日 

代表者：代表取締役社長　冨士本　真之

従業員数：129名(2022年1月1日現在)

巡回点検の業務見える化｜的確な改善指導

日々の業務を見える化 

業務改善や生産性向上を目指した不動産テックの活用事例です。

感覚的な業務把握・改善指導が課題

元々の課題は、リーダーやマネージャーが部下の業務把握ができていなかったことです。

業務の把握はとても大変です。

特に、リモートワークでの業務把握となると、全て把握しきれない部分も出てきてしまいます。

根拠に基づかない感覚的な改善指導を行っているところも沢山あるかと思います。

上司への不満ベスト5 

ちなみに、上司への不満で断トツ多いのは、「指示・指導が曖昧」だということです。

ここは改善していかないと、同じメンバーもどんどん不満が溜まり、メンバーを動かすマネージャーも大変になっていくという悪循環になってしまいます。

元々は巡回点検を行う作業員の方々に週に1度、「今週は何件回ることができましたか？」とヒアリングをしながら、それに基づいてその場で「こういうふうにしていきましょう」と指導を行なっていました。

定期的な面談や会議の場を持つことで、業務を把握していました。

このやり方は、間違っていません。

しかし、大変ですよね。

指導される側からしても、「人によって言うことが違う」「何をもとに指導しているのか」と不満が溜まっていくことも考えられます。

不動産テックを活用しての業務把握

そこで不動産テック「きろくん 」を使い指導を改善を行います。

「きろくん 」は業務の把握には適している不動産テックです。

登録を進めていくと、物件に何時に入って何時に出たということわかるようになっています。

自動的に履歴がたまりますが、それだけでは業務の把握はしきれません。きろくんの蓄積データ「きろくん 」の履歴データはCSVでたまっていきますので、これを上手く使えないかということで、CSVで吐き出したものをスプレットシートに貼り付けることで、業務のデータが自動で算出されるようにしました。

誰が何日に何件の巡回点検を行ったかということが、しっかりと把握できるようになりました。

こういった「きろくん 」のシステムとスプレッドシートの機能を上手く組み合わせて、業務の把握や的確な業務指導を行いました。

根拠を基にした指導で不平感の解消

データをもとに蓄積して、この日に何件行っています、ここには何分かかっています、これはどういうことですか、としっかりした改善指導ができるようになります。

そうなると、根拠を基にした提案ができますので、作業されているメンバーの方々もやる気がUPしていく形に結びついています。

まとめ

DX化することで業務がしっかりと記録され、それに基づいた提案ができるということが、理想の上司にも結びついていくのではないでしょうか。

上司からしても、ヒアリングして分析し、指導していた時間がヒアリング時間がゼロになりました。

これはマネージャーの業務負担が年間60時間の軽減されることに繋がります。

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修繕提案のプロセスから利用企業様の成功事例、定期巡回報告書作成アプリ「きろくん」の概要などを学ぶことができる内容に仕上げました。 

定期巡回を通して賃貸オーナーとの信頼関係構築の第一歩になれば幸いでございます。

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