オフィス環境を整える｜改善のポイントや具体的な事例を解説します！

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従業員の満足度向上や生産性向上のためには、オフィス環境を整えることは重要です。

従業員が働きやすい環境でないと、十分なパフォーマンスは発揮できません。

同時に、従業員のストレスや集中力の低下に繋がったりと、様々なデメリットが発生します。

しかし、オフィス環境を改善すると一言でいってもどのように改善すれば良いのか分かりません。

そこで今回は働きやすいオフィスにするためのポイントと実際の改善事例を含め解説します。

オフィス環境の改善が重要な理由

はじめに、オフィスの環境改善が必要な理由について解説します。

社員のストレス・健康問題

ストレスの原因は、人間関係や仕事の内容など様々がオフィスでの生活にストレスを感じている従業員は少なくありません。

ストレスが直接従業員の健康問題に直結する場合もあります。

社員の健康状態が良くなければ、最悪の場合、休職や退職に繋がる恐れもあります。

また、最近では「健康経営」という言葉も浸透しており、「企業が従業員の健康に配慮することによって、経営面においても 大きな成果が期待できる」として多くの企業が取り組んでいます。

業務効率の改善

居心地が悪いオフィスでは、業務効率が下がってしまいます。

例えば、空調が適切な温度に保たれていない、照明が暗すぎるなどという場合は業務そのものに支障が起きてしまいます。

また、個人のデスクスペースが十分でなければ、周囲に気を使いすぎてしまい、負担に感じることもあるでしょう。

さらに、オフィスが散らかっている、整理整頓されていない場合は必要な資料や備品をすぐに取り出すことはできません。

きちんと整理されたオフィス環境であることも業務をスムーズに進めるためには重要です。

コミュニケーションに影響する

長時間いるオフィス空間はコミュニケーションの質にも影響します。

組織運営を円滑に進めることも大切ですが、それでは他部署との交流が減ってしまいます。

現在では、フリーアドレス制を設けたり、カフェスペースやミーティングスペースをつくるなど、オフィスでのコミュニケーションを誘発する仕組みをつくる企業が増えています。

コミュニケーションを活性化できれば、信頼関係の構築や業務の効率化にも繋がります。

改善が必要なオフィスとは

改善が必要なオフィスには特徴があります。

ここではその特徴について解説します。

照明が暗い

暗すぎる照明は作業効率に影響を与えるため、オフィス環境の改善には重要です。

オフィスの照明が暗いと、目に負担がかかってしまうだけでなく、オフィス全体の雰囲気まで暗くなってしまいます。

オフィスのデスク周りには明るく集中しやすい昼光色の照明を、休憩室はリラックスできるような暖色系の照明を選ぶなど、場所によって変えることをおすすめします。

静かすぎる

オフィス内が静かすぎる空間である場合も、かえって集中しずらくなってしまいます。

静まり返っているオフィスは、電話の音や少しの物音だけでも気になってしまい、音を立てないように気を使いすぎてしまいます。

このような職場環境では行動が制限され、伸び伸びと仕事ができません。

この場合は、社内にBGMを流したり、コミュニケーションを促進するデスクのレイアウトを検討する必要があります。

換気が十分でない

オフィスの換気は、快適な空間づくりに不可欠です。

換気が不十分だと空気が淀んで、人が集まるオフィス内では息苦しさを感じる場合もあります。

さらに、思考力や判断力がにぶり、業務効率が低下する可能性もあるでしょう。

オフィスなどの建物には、建築基準法で定められた換気設備が設置されているため、基本的には室内の換気がしっかりできています。

しかし、コロナ禍ということもありますので換気設備に任せるだけでなく、定期的に窓やドアを開けて室内の換気を行いましょう。

動線が確保されていない・狭すぎる

デスクとデスクの間が狭すぎる、人とすれ違うときにぶつかる、といったオフィスでは日々の労働がストレスとなってしまいます。

物理的に人と人の距離が近い、いわゆるパーソナルスペースが確保されてない状態だと、不快に感じたり、イライラした感情を引き起こしたりする要因になりますので十分な距離を確保する必要があります。

モノで溢れている

書類や備品を保管する、共有スペースが物で溢れていることも、オフィス環境を悪化させてしまう要因となります。

椅子やデスクが古すぎる

デスクワークが多い業務であれば、毎日使う椅子やデスクの使い心地も重要です。

椅子が硬すぎたり、また体にあっていないといった場合には、疲れやすく腰痛や首肩こりの原因となります。

リラックスできるスペースがない

休憩スペースやカフェスペースのようなリラックスできる場所を作りましょう。

仕事から一時的に離れて休憩できると、心も体も休まります。

昼休みや休憩時間を快適に過ごすことのできるスペースは社員の満足度を高めるためにも必要です。

オフィス環境改善のポイント

オフィス環境を改善するためのポイントを3つ解説します。

社員の意見を反映させる

一つ目のポイントは、社員の意見を反映させることです。

普段、オフィスを長く使うのは社員ですので、社員の意見を集めてオフィス環境を整えることは成功のポイントとなります。

アンケートでも良いですし、部門ごとにミーティングを開いでもOKです。

レイアウトを見直す

空間にゆとりを持たせたり観葉植物を配置したりすることで、従業員のストレスを減らす効果があります

レイアウトの工夫次第で空間にゆとりを感じさせることができます。

他社のオフィスを見学する

同業他社のオフィスを見学して、良いところを取り入れましょう。

最近では、オフィス環境が重視されているため、働く環境も業界全体で改善しようとする動きが高まっています。

不動産業界も例外ではありません。

時代に遅れているというイメージの強い不動産業界は、オフィス環境も快適とはいえないでしょう。

もちろん、競合他社というケースも多く、現実的にむずかしい面もあるでしょうが、ノウハウを持つ業者のコンサルティングを受けるのもよい方法です。

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オフィス環境を改善した事例

以下では企業の成功事例を紹介します。

株式会社クラスコ

株式会社クラスコ 

不動産だけでなく、ガスやデザイン、高齢者住宅など様々な事業を展開しているクラスコ。

50周年の節目を迎えるにあたり、旧社名の「タカラ不動産」から社名を変更・コーポレートカラーも一新し、先進的な企業イメージを確立しました。

「クラスコ」は「暮らす」と「フラスコ」を掛け合わせた造語です。

化学の実験のように、新しく役立つアイデアやサービスを生み出す姿を表現しています。

さらに、会社のヴィジョンが伝わるオフィス変更、オフィスから見える景色や照明の色温度、インテリアの素材など全てにこだわり、働きたいと思わせる空間作りを行いました。

不動産会社と思わせない内装により、多くのお客様を驚かせています。

株式会社KACHIAL

株式会社KACHIAL 

2020年、社名変更とともにブランドイメージ一新するお手伝いさせていただきました。

会社の強みやなりたい姿をヒアリングし、「挑戦」「成長」「進化」というキーワードを抽出。

お客様に新しい価値をご提供するという思いを込めた「KACHIAL」という社名にたどり着きました。

力強さと勢いを感じるロゴマークと、創造性を感じさせる「紫」をキーカラーにしたブランディングを行いました。

ブランディングとともに、オフィス環境も一新。

インパクトのあるエントランスでお客様を迎えます。

段差を設けることにより、視線をずらすことができ空間にヌケ感が生まれました。

株式会社KACHIALの中川社長は、

「以前のオフィスは各部署ごとに島があり固定の席で座っていましたので、横の繋がりがあまり取れていませんでした。

何をするにも部署ごととなり、全くシナジーが効かず、これでは高橋社長の望む組織が作れませんでした。

そこで、思い切ってフリーアドレス制のオフィスに切り替え、所属部署関係なくワンチームを意識できるレイアウトへ変更しました。

さらに、お客様スペースと執務スペースは全てガラス張りとなっているので見られている意識は常にあります。

社員からも、こんないいオフィスで働けることにドキドキしますという嬉しい言葉もいただきました。」

と話してくださいました。

株式会社STK

株式会社STK 

山梨県甲府市に根ざして30年、まだまだ老舗不動産会社ではなく、ベンチャー企業として、どんどん新しいことに挑戦していきたいという思いがあり、思い切って店舗デザインに取り組みました。

株式会社STKでは店舗ごとにコンセプトを設け、全く異なる外観と内装に仕上げました。

店舗のリニューアルは社員のモチベーションを高めてくれて活性化に繋がっています。

まとめ

オフィス環境の改善は生産性向上や従業員満足度向上など、多くのメリットがあります。

従業員の意見を取り入れ、他社の事例も参考にしながら、最適なオフィス環境を構築しましょう。

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株式会社クラスココンサルファームでは、不動産コンサルティング会社として、賃貸管理やプロパティマネジメントに加え、ブランディング・マーケティングによる業務改善を行っております。

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