今更聞けないIT重説の取り組み方

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不動産業に携わっている方なら「IT重説」という言葉を聞いたことがあるかと思います。

実際すでに取り組んでいる会社も多く、浸透してきてはいるものの、その一方でまだうまく進められていない会社も存在します。

今回は、コロナ禍の今だからこそ取り組みたいIT重説について説明します。

IT重説とは

「IT重説」とは、不動産の契約における重要事項説明をテレビ通話などのITを活用して行うことを指します。

2017年10月1日から本格的に対面と同じように説明や質疑応答が可能な環境下であればパソコンやタブレットなどの端末を利用して遠隔で重要事項説明が可能となりました。

また、今までは賃貸借契約にしか認められていませんでしたが、2020年10月12日に国土交通省が不動産売買に関する重要事項説明においても非対面を可能とする方針を決めました。

新型コロナの影響で外出を控えるお客様が多い中でIT重説の重要性はますます高まっていますし、今後非対面での接客、契約が当たり前となる日も遠くないかもしれません。

IT重説のメリット

ではここでIT重説にどういったメリットがあるのかをみてみましょう。

コスト削減可能

進学や就職、転勤で住まいを変えるお客様は遠方に住まれていたり、忙しくなかなか時間が取れないといったことも多いです。

重要事項説明のために来店するのは時間や交通費の負担がかかってしまいますが、IT重説であれば自宅で説明を聞くことが可能なのでそれらの負担がなくなります。

営業スタッフとしても対面での対応をするわけではないのでお茶出しなどの手間もなくなります。

対応にかかる時間も減るので、効率的に業務を進めることができるのもメリットです。

日程調整が簡単

仕事で忙しかったり、遠方に住まれているお客様だと予定が合わずに契約までの時間が長くなってしまうこともよくあるかと思います。

ですが、IT重説では来店の必要がないので日程の調整がスムーズにできます。

特に繁忙期ですと対応件数が多く日程の調整が難しいので、不動産会社としても大きなメリットとなります。

データが残せる

まず、IT重説のデータを残しておくことでトラブルの回避率が上がります。

契約に限らず「言った言わない」のトラブルはとても多いですが、録音をしておけば内容を証明できるのでスタッフを守ることもできます。

また、そのデータを使って社員の対応を分析することで顧客対応のレベルを上げるために活用することも可能です。

IT重説のステップ

実際にIT重説に必要な準備と手順についてご説明します。

難しいように思われるかもしれませんが、実際にやらなければいけないことはそれほど多くなく、対面での重要事項説明をどれだけ再現できるかがポイントとなります。

1.IT環境の確保

まず始めに、IT重説を行える環境であるかを確認します。

IT重説の条件としてはマイク、カメラ、スピーカー機能が必要となるので確認しておきましょう。

テレビ会議のアプリなどをダウンロードしてもらうことも必要となります。

2.接続状況を確認

IT環境が確保できたら次に接続状況です。

滞りなく重要事項説明ができなければいけないので、 音声が途切れることはないか、画面は止まらないか、宅地建物取引士証が見えるほどの画面の鮮明さがあるかを確認します。

実際に説明をする場所、受ける場所で行うようにしましょう。

3.書類を送付

お客様に対して契約に関する書類一式を送付します。

重要事項説明書には宅地建物取引士の記名押印が必要となるので注意が必要です。

事前に確認してもらうためにも最低IT重説の前日には届くようにしましょう。

4.IT重説の実施

次は実際にIT重説を行います。

始める際は必ず宅地建物取引士証をお客様に提示して確認してもらわなければいけません。

また、画面の向こうの相手が契約者であることを確かめます。

説明中不具合が起きた場合は、すぐに中断しましょう。

5.書類の返送

IT重説が終了したらお客様から契約書類一式と必要書類を必要事項記入の上返送してもらいます。

これでIT重説は終了で、契約開始日もしくはその前日までに鍵の受け渡しを行って入居開始となります。

まとめ

コロナの後押しもあり、今後賃貸のみならず売買においても非対面での接客がスタンダードとなってくることが予想されます。

まだIT重説を取り入れられていない会社は早めに導入を検討してみてください。