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業務効率化によって働き方改革を正しく行おう

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業務効率化によって働き方改革を正しく行おう


少子高齢化の進行によって労働力人口が減少し、多くの企業が人手不足に陥っており、それによって限られた人員、資源の中で生産性を上げていくことが求められています。

そういった時に真っ先に考えたいものが「業務効率化」で、これからの時代常にこれを意識することが成長するための要因となります。

今回は、業務の生産性を上げる業務効率化について解説します。


〈目次〉

業務効率化とは?
業務効率化を図るメリット
 ーコストの削減
 ーワークライフバランスの向上
 ー働き方改革の実現
業務効率化を実現する具体的な方法
 ー不要業務の削減
 ー作業の自動化と最適化
 ー不動産テックの活用
まとめ


業務効率化とは?

業務効率化とは、業務の「ムリ」「ムダ」「ムラ」を省き、スムーズに仕事ができる状態にすることで生産性を高めていく作業を指します。

具体的にいうと

ムリ:仕事量やスケージュールなど

ムダ:時間を必要以上にかけてしまっていたり、必要のない作業など

ムラ:人や部署ごとの仕事量のアンバランスなど

こういったものを改善していくことで生産性の向上を目指します。

時間や資源は有限であり、その中で出来る限りのパフォーマンスをしなければいけません。

そのために経営者から従業員までが一致団結し、業務の改善、効率化に取り組むことが必須です。

それがひいては働き方の改善につながります。


業務効率化を図るメリット

業務効率化を図ることで経営者だけでなく、従業員に様々なメリットが得られます。

具体的には以下のようなものがメリットとして挙げられます。


コストの削減

業務効率化によって従業員の残業、休日出勤が少なくなれば、それに伴って人件費等の経費を削減できます。

また、パートスタッフの雇用やアウトソーシング、ペーパーレス化などそれ自体が経費削減に繋がるものも多く存在します。

その浮いた費用は企業の利益に直結するので、新しい事業に回したり、従業員に還元する事もできます。


ワークライフバランスの向上

残業や休日出勤が少なくなることでワークライフバランスが向上します。

近年はワークライフバランスを重視する人も増えており、福利厚生や就業環境を仕事選びの第一条件としている人も多いです。

従業員の満足度を高めるだけでなく、職を探している人に対して売りとしてアピールすることもできます。

これが会社に対する信頼感につながり、モチベーションも高まることで離職を抑えることにもつながります。


働き方改革の実現

働き方改革とは、2019年4月に一部が施行された法案で、厚生労働省の発表によると、働く人々がここの事情に応じた多様で柔軟な働き方を自分で選択できるようにするために改革とされています。

業務効率化を行う事で労働時間が短縮されるため、働き方改革を推進する上でも有用です。


業務効率化を実現する具体的な方法

ではどのようにして業務効率化を図れば良いのか、その具体的な方法を紹介します。


不要業務の削減

まずは不要な業務の削減を行いましょう。

そのためには今ある業務を全て列挙し、なぜこの業務があるのか、目的は何かを考えます。

その目的等が会社にとって必要かどうかを判断基準とし取捨選択をしていきます。

合っていない場合はその業務は必要ないという事なので失くし、合ってはいるがうまくいっていない場合は改善できるか考えてみて難しそうであればなくすようにしましょう。

「いつもやっているから」「昔から同じだから」といった理由で続けているものは、実は成果が何も出ていなかったり、他の業務に悪影響を与えているものが多いです。

そういったものは思い切ってやめてみることをおすすめします。


作業の自動化と最適化

必要な業務の選別が終わったら次はその業務が自動化や最適化できないか考えます。

有名なところでいえばMA(マーケティングオートメーション)で、自動でメールを返信する機能などがあり業務効率向上にはかなり効果的です。

人の手に任せるとヒューマンエラーがどうしても起こってしまうので、できる範囲で自動化することで単純に時間短縮や人手が空くだけでなくミスの減少も期待できます。

業務を自動化することで働き方も変化していきます。

自動化まではいかなくても業務の人員配置や段取り、使うツールを変えたりすることで何か改善できないか考えていきましょう。

そういった部分は経営者よりも実際に業務を行っている従業員の方が分かると思うので、プレイヤーの意見を聞き取っていくことが効果的な業務改善につながります。



不動産テックの活用

不動産テックとは、最近ニュースなどで取り上げられるバーチャル内見をはじめとした不動産とテクノロジーを掛け合わせたものの総称です。

建物点検をスマホで行ったり、社内マニュアルをWebで管理するものなど業務改善が目的のテックは多く存在します。

バーチャル内見に関しても、お客様が現地にいかずに手軽に内見できるということは、スタッフもそれに割く労力が必要なくなるということでもあります。

まだ広く認知されておらず導入している会社も少ない不動産テックですが、自社で取り入れられそうなものがあればぜひ検討してみてください。


興味のある方はこちらからどうぞ。

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まとめ

「業務効率化なんて当たり前」と思う人もいるかと思いますが、組織的に行うことは意外と難しいものです。

こういったことを常に自発的に行える社風を作ることが働き方を変えていく上で重要となってきます。

いきなり大きな改善を目指さなくても手元の小さな業務から「これは必要あるのか」「なんのためにやっているのか」を考えることで会社全体が成長していくでしょう。

関連動画も合わせてご視聴ください▼




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