ビジネスチャット導入のメリットと注意点とは？

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社内での業務連絡やコミュニケーションを取るためにどのようなツールを利用されていますか？

電話・メールは当然として、近年チャット形式の連絡手段が増えており、業務利用も当たり前になってきました。

そこで今回は、ビジネスチャットの導入について解説します。

社内コミュニケーションはなぜ大切なのか

国内の企業において、社員同士のコミュニケーションを円滑にするということは大きな課題となっています。

社内コミュニケーションを改善することができれば、これまで課題となっていた、異なる部門同士の情報共有や社内情報の標準化、組織の活性化、さらに最終的には会社の売上上昇にも繋がる可能性があります。

つまり、社内コミュニケーションの改善は、各企業にとって解決すべき大きな経営課題であると言えます。

情報共有と連携の促進

情報共有によって、業務の進捗状況や問題点を把握することができます。

進捗状況に関する情報を共有することで、プロジェクトの進行状況を確認し、課題を把握することができます。

また、問題点に関する情報を共有することで、問題を早期に発見し、解決策を見つけることができます。

さらに、社内コミュニケーションを通じて、部署間の連携を図ることができます。

例えば、ある部署で開発したシステムが別の部署で必要とされた場合、社内コミュニケーションを通じてそのシステムを提供することができます。

また、ある部署で発生した問題に対して、別の部署が解決策を提供することもできます。

社内コミュニケーションは、組織内のコラボレーションや情報共有に欠かせないものです。

チームビルディング

社内コミュニケーションは、チームメンバー同士の交流を促すことができます。

社員同士がコミュニケーションを取ることで、相手の人間性や考え方を理解することができます。

また、コミュニケーションを通じて信頼関係が構築され、チームメンバー同士の関係性がより良好になることが期待できます。

チームビルディングの機会を増やすことで、チームの結束力を高め、共通の目標に向けた取り組みを促進することができます。

モチベーションの向上

社内コミュニケーションを通じて、仕事に対する意欲やモチベーションを高めることができます。

同僚からのフィードバックやサポートにより、自信を持って仕事に取り組むことができるためです。

また、仕事には様々なストレスが伴いますが、同僚からのサポートを得ることで、ストレスを軽減することができます。

ミスや問題の防止

社内コミュニケーションが円滑に行われることで、ミスや問題の早期発見や発生を防止することができます。

コミュニケーションを通じて、業務の手順やルールを共有し、正確かつスムーズな業務遂行を実現することができるためです。

万が一、問題が発生した際には、問題解決に向けてチーム全員で取り組むことができます。

意思決定の迅速化

社内コミュニケーションが活発に行われている場合、意思決定が迅速に行われることができます。

問題や課題を共有し、必要な情報を共有することで、迅速かつ正確な判断を行うことができます。

また、意思決定に必要な情報がタイムリーに共有されるため、決定プロセスがスムーズに進み、業務効率が向上します。

ビジネスチャット導入のメリット

社内コミュニケーションを活性化させるためのツールとして、チャットを利用するメリットは、以下の5つが挙げられます。

①リアルタイムなコミュニケーション

チャットを利用することで、すばやく簡単にメッセージを送信したり、受信したりすることができます。

非常に迅速で効率的なコミュニケーション手段で、リアルタイムなコミュニケーションを行うことができ、迅速な意思決定や問題解決が可能となります。

また、チャットを利用することで、電話やメールなどのコミュニケーション手段よりも時間やコストを削減できます。

②距離を超えたコミュニケーション

チャットを利用すれば、場所や時間を問わず、遠くにいる人とのコミュニケーションが可能です。

さらに、プロジェクトの進捗状況や問題点について報告や相談を行うことができるため、遠隔地にいるチームメンバーとの協業や意見交換がスムーズに進めることができます。

また、電話やビデオ会議などのリアルタイムなコミュニケーションが難しい場合にも対応することができます。

例えば、多忙なスケジュールを持つ人は、チャットでのやり取りをすることにより、柔軟なコミュニケーションが実現できます。

③複数人でのコラボレーション

チャットを利用すれば、複数人でのコラボレーションが容易になります。

例えば、グループチャットやプロジェクトチャットを利用すれば、チーム全員が同じ情報を共有できるため、誤解や漏れが生じにくくなります。

また、チャットを利用すれば、リアルタイムにアイデアのやり取りができるため、アイデアの共有やブレストにも役立ちます。

チームメンバー同士が気軽に意見を交換することで、新しいアイデアが生まれることもあります。

④情報の記録・共有

チャットで会話の履歴を残すことができるということは、重要な情報や決定事項を後から確認できるため、チームの業務効率化や課題解決に役立ちます。

また、新しいメンバーが加わった際には、過去のチャット履歴を参照することで、過去の議論や決定事項を確認することができます。

共有したファイルやリンクなども、チャット履歴から簡単にアクセスできるため、情報の共有や取りまとめがスムーズになります。

⑤コミュニケーションの効率化

チャットを活用することで、メールなどよりも簡潔なメッセージでコミュニケーションができます。

また、ビジネス向けのチャットツールには、タスク管理やスケジュール管理機能などがあり、業務の効率化に役立ちます。

ビジネスチャット導入の注意点

業務でチャットを使用する場合に、注意しなければならないこともあります。

①正確で明確な情報を伝える

チャットは文章だけでコミュニケーションを行うため、正確で明確な情報を伝えることが重要です。

質問には丁寧に答え、疑問点があれば追加で質問することも大切です。

また、送ったメッセージが相手に届いたかを確認し、相手からの返信がなかなか来ない場合は、伝えたいことが本人にしっかり伝わっているかをフォローすることが必要です。

気軽にメッセージを送れる反面、送りっぱなしにしないように注意し、必要な情報を後から確認できるようにチャット履歴を残しましょう。

②適切な言葉遣いを心がける

チャットは文章だけでやりとりが行われるため、言葉遣いが特に重要です。

相手に不快な思いを与えたり、誤解を招いたりするような表現は避ける必要があります。

敬語や丁寧な表現を使うことで、相手に対する尊重や好意を示し、円滑なコミュニケーションを促進することができます。

絵文字や顔文字などを使うことで、文章のニュアンスを伝えることもできますが、ビジネスの場面では、適切な場面で適切な絵文字や顔文字を使うように注意しましょう。

③情報セキュリティに注意する

チャット機能を使用する際には、情報漏洩や不正アクセスなどのリスクが存在するため、情報セキュリティに十分注意する必要があります。

特に、重要な情報を伝える場合は、暗号化されたチャット機能を使用するか、セキュリティの強化されたプラットフォームを利用することを検討しましょう。

暗号化されたチャット機能を利用する場合、送信されたメッセージは暗号化されて相手側に届くため、第三者による盗聴や傍受を防止することができます。

一方、セキュリティの強化されたプラットフォームを利用する場合、セキュリティの強化されたサーバーやネットワークを利用することで、より安全な環境でチャットを行うことができます。

社内コミュニケーションに役立つツール

では具体的に、どんなチャットツールが業務利用に適しているのでしょうか？

chat work（チャットワーク）

チャットワークは、ビジネスチャットツールの1つで、日本発祥のサービスです。

オンライン上でチャットやファイル共有などができ、ビジネスでのコミュニケーションを円滑に行うことができます。

チャットワークは、個人でも使うことができますが、主に企業や組織での利用が想定されています。

ビジネスチャットツールの中では、日本国内での利用が特に多く、ユーザー数も多いです。

特に、小規模なビジネスやスタートアップ企業にとっては、手軽に始められるチャットツールとして人気があります。

・chat work（チャットワーク）

https://go.chatwork.com/

Google Chat（グーグルチャット）

Googleチャットは、Googleが提供するビジネス向けのチャットツールです。

従来のGoogleハングアウト（Google Hangouts）を置き換える形で、2020年にリリースされました。

Google Workspace（旧G Suite）の一部として提供されており、ビジネス向けに設計されています。

Googleチャットを利用することで、オンライン上でのチャットやビデオ会議、ファイル共有などのコミュニケーションができます。

また、AI技術を利用して、自動翻訳やスケジュール調整などの機能を提供しています。

複数のプラットフォームで利用でき、ウェブブラウザー、iOS、Androidなどで利用可能です。

ビジネスでのコミュニケーションや、リモートワークにおいて、Googleチャットは便利なツールの1つとして利用されています。

・Google Chat（グーグルチャット）

https://workspace.google.co.jp/intl/ja/products/chat/

Slack（スラック）

スラックは、ビジネスチームやグループのコミュニケーションを簡単かつ効果的にするためのツールです。

2013年にリリースされ、チャット、ファイル共有、ビデオ会議、タスク管理など、多くの機能を統合してしています。

ユーザーがグループやチャンネルを作成し、そこでメッセージを送受信することができます。

メッセージは、テキストだけでなく、画像、動画、ドキュメントなどの添付ファイルも送信可能で、IT企業やクリエイティブ職での導入が進んでいます。

また、アプリや外部サービスとの連携も容易で、チームで利用している他のツールとの連携を図ることができます。

スラックを使うことで、チームメンバー間のコミュニケーションを効率化し、生産性を向上させることができます。

また、スラックの豊富な機能やカスタマイズ性は、多くの企業や組織にとって魅力的な要素となっています。

ただし、とても便利で多機能な反面、ITリテラシーが低い方にはあまりオススメできませんので注意が必要です。

・Slack（スラック）

https://slack.com/intl/ja-jp/

まとめ

まだまだ数多くのコミュニケーションツールが存在しますので、ぜひご自身の組織・用途目的にぴったりのツールを見つけてみてください。

きっと報連相の速度も速くなり、仕事が円滑に進むはずです。

でも、いくら便利になっても対面での会話でないと伝わらないことはありますので、会話の時間も大切にしましょう。

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