社内会議の生産性をUPするテクノロジー活用とは？

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突然ですが、「日本の企業が先進国の中でもっとも生産性が低い」ということを聞いたことがありますか？

この話題の中で、特に多く取り上げられるのが、日本式の「社内会議」です。

通常、会議は「目的」によって大きく3つに分けることができます。

１．共通の認識を得るために行なう「情報共有」

２．物事の取り決めを行なう「意思決定」

３．自由な発想で意見交換を行なう「ブレスト（ブレインストーミング）」

日本ではこの3つがはっきりと分けられず、目的の不鮮明な会議がダラダラと長く行なわれることが多いため、生産性を悪くしている原因として度々槍玉に挙げられています。

会議の生産性を上げるためにはまず、「何のために行なうのか」「ゴールはどこなのか」を決めて臨むことが重要です。

そして、今から行なう会議が「情報共有」「意思決定」「ブレスト」のどれに当たるのかがわかれば、次に「本当に会議をすべきかどうか」を考える必要があります。

種々のテクノロジーを活用することによって、会議そのものを「省略」できる可能性があるからです。

「情報共有」は大抵、全員が同じ場に集合して行なう必要性が低く、メールやグループチャットで事足りる場合がほとんどです。あらかじめメールやチャットで送信しておき、送った内容を各人が理解したかどうかについて個別に連絡をすることによって、多くの仕事は滞りなく進んでいきます。

ただし、直近の営業成績や数値目標などの「常に意識すべき情報」については、クラスコではホワイトボードや掲示物を活用して「見える化」することを推奨しています。こちらも都度確認を促すことで周知徹底でき、理解度確認も容易になります。

このように、デジタルとアナログの技術をうまく組み合わせることで、情報共有はスムーズになっていきます。

「意思決定」と「ブレスト」についてはどうでしょうか。

一般的には同じ場に集合して行なう会議の形式をイメージするかと思います。

クラスコでも、みんなが集まれる際は、壁一面の大きなホワイトボードでブレストを行なっています。

小さなホワイトボードとは違い、いっぱいになったら消すという作業が無く、短時間で集中してブレストを行なえます。

このように、内容の重要度や機密性により、対面で行なう必要性が出てくるケースがあるのは確かですが、クラスコではこちらについても「全てが対面である必要はない」と考えて、IT化を進めています。

今や、電話をはじめとする音声通信のほか、各種の「ビデオチャット」「テレビ会議」のツールが数多く存在します。これを活用することによって、体を移動させずして集まり、多人数で会議を実施することが可能になりました。

ビデオチャットで心配になるのが「映像」と「音声」のクオリティーでしょう。

クラスコでは、別拠点・店舗間でのミーティングにはビデオ会議システム「appear.in(アピアイン)」と、「Zoom Cloud Meetings（ズームクラウドミーティング）」を積極的に活用しています。

パソコンまたはiPhoneと、ネット環境があれば誰でもすぐに使用できるビデオ会議用の無料ツールです。

appear.inは、気軽に使用できるビデオチャットツールです。

同様のビデオ会議システムと比較しても、appear.inは通話の品質や安定性が高く、アカウントを作ったり、アプリをインストールしたりといった特別な準備も必要ないため、手軽にビデオ会議を行なうことが可能です。有料プランであれば録画も可能です。

https://appear.in/

Zoom Cloud Meetingsは、appear.inよりも多機能なビデオチャットのツールです。

こちらもゲスト側は面倒なアカウント作成が不要なのが使いやすいところ。日本語に対応しているのもうれしいですね。ホワイトボード機能やチャット内容とホワイトボードの同時録画・録音や、100人までの大規模な同時複数人チャットも可能です。

https://zoom.us/

appear.inは無料〜＄0¥9.99まで、Zoom Cloud Meetingsは無料〜＄19.99まで、機能に応じた料金プランが設定されています。無料でも十分な機能を備えているので、まずはお試しで、のちのち組織に合ったプランで使用するのも良いでしょう。

多店舗展開をしている会社や、グループ会社が各地に点在している会社では、「毎週月曜日は全員が本社に集まってミーティング」というルールがあったとして、移動時間・人件費・移動コスト等を計算すれば、どれだけ非生産的かが分かるはずです。

皆さんも、生産性UPのために、ぜひビデオ会議を取り入れてみてはいかがでしょうか。

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