不動産テックで建物点検。賃貸管理の強い味方「きろくん」をご紹介!!

2020-11-16 15:12

今回は、弊社開発の不動産テックの中でも賃貸オーナー様からの評判が一番高い建物点検アプリ「きろくん」について解説させて頂きます。

〈目次〉

賃貸管理会社が抱える巡回・空室点検の問題点
建物点検アプリ「きろくん」とは
建物点検アプリ「きろくん」の機能
スケジュール管理
点検
伝票出力
報告書作成
クレーム管理
建物点検アプリ「きろくん」の導入で実現できること
建物点検アプリ「きろくん」ご利用者様の声
まとめ

賃貸管理会社が抱える巡回・空室点検の問題点

点検は大事な業務だが、生産性が低く、後回しになりがち。点検の準備や記録、報告書の作成など事務作業が多い。

人が定着しにくく、人や経験によって、状況の判断が異なる。

チェック項目が多く、漏れが発生。記憶に頼り確認の抜けがなくならない。

点検の記録が見える化しづらく、記憶に頼って抜けてしまう事が多い。

多くの賃貸管理会社が巡回・空室点検に対してこういった思いを持っています。

「大事だが後回しにしがち」「システム化がうまくできない」どうすればこれらの問題を解決することができるのでしょうか。

建物点検アプリ「きろくん」とは

建物点検アプリ「きろくん」とはそういった問題を解決すべく誕生したのが弊社の不動産テック、建物点検アプリ「きろくん」です。

賃貸管理において物件の巡回点検、建物点検は不可欠ですが、単純作業ながら各物件のチェックポイントや記録、報告はスタッフの経験に頼りがちで非効率です。

不動産テック「きろくん」なら物件ごとに必要なチェックポイントがメンバー全員で共有でき、表示された通りにスマートフォンで撮影記録すれば、自動で報告書も作成可能です。

巡回スタッフのスケジューリングも行えるので効率よく点検業務を進めることができます。

きろくんの4つのポイント

〇点検〜報告書作成までの手間を大幅に削減！

〇どの作業・物件に時間を要しているのかデータ化

〇紙での記録を廃止

〇抜け・漏れを無くすスケジュール管理

建物点検アプリ「きろくん」の機能

「きろくん」の機能は以下の通りです。

スケジュール管理

スケジュール管理で時間を効率化事前にスケジュールを登録することで、スタッフの行動を管理します。

チェックイン・チェックアウトの時間もリアルタイムで表示されます。

スタッフの能力に合わせて、無理のないスケジュールを立てることが可能なので、行動管理もでき建物点検時間の効率化を図ることができます。

点検

点検業務も大幅効率化「定期巡回」「定期清掃」「原状回復」「空室点検」「水道検針」この5種類の建物点検機能を駆使して、業務を大幅効率化します。

それぞれ一定の点検項目が定められているため、誰でも同じレベルで点検が可能です。

現地でスマートフォンを使って写真を撮り、その場でクラウド上にアップロードすることで記録として残るため、オーナー提案に活用することで信頼度アップも図れます。

伝票出力

アプリで伝票出力まで可能入居者へのお知らせなどを格納・印刷可能で現場で案内文の配布が必要になっても、その場で印刷し、ポスト投函が可能です。

書類を事務所に取りに戻る必要がありません。（※別途プリンターの用意は必要）

報告書作成

報告書作成が自動で建物点検記録・報告書を自動出力できます。

写真と情報を入れるだけで点検箇所と異常箇所の報告書を自動で作成します。

事務所に戻ってからの報告書にまとめる業務もなくなり、生産性が大幅にアップします。

見やすいオーナーからの信頼アップも図れます。

クレーム管理

クレーム管理もスムーズ急を要する現場対応があった場合、現場に近いスタッフへ対応依頼をかけることができます。

位置情報を共有しているため、地図上で最も近くにいるスタッフへ依頼することで、迅速な対応と移動時間の効率化が図れます。

建物点検アプリ「きろくん」の導入で実現できること

「きろくん」の導入で実現できることは以下の通りです。

〇賃貸管理会社のチームマネジメント →点検レベル統一、点検時間効率化

〇生産性アップ →年間1885時間の業務効率化

〇ペーパーレス →デジタルシフト化で点検書類をゼロに

★点検スピードを見える化することで早い人・遅い人の点検効率の差が明らかに!!

★各自点検時間を意識することによって効率化するための改善策を考えるようになった!!

★マネージャーもアドバイスがしやすくなり適切な指導・マネジメントが明らかに!!

建物点検アプリ「きろくん」ご利用者様の声

「きろくん」ご利用企業様に使用感などについてお聞きしました。

Q.導入前の課題は何でしたか？

▶原状回復の仕事においていろいろと問題点がありました。

以前は、過去の点検結果と照らし合わせながら点検を行なっていくという方法を用いていたのですが、膨大な過去の点検資料の中から、これから点検に行くお部屋の資料を見つけ出すという作業に多大な時間がかかっていました。

また点検の資料は点検者によって内容に個人差が出るため、点検の漏れに繋がり、正確な点検ができないという課題もありました。

Q.紙の点検表ではどんな不具合がおこっていましたか？

▶点検表は紙ベースで、点検者がそれぞれの主観で記入するので、内容が個人で違いました。

記入した人しか分からない内容になっていました。

Q.点検表には異常がない旨も記載していくのですか？

▶基本的に、点検表にもともと記載の無い箇所は点検せず、異常が無い旨も記録はしていなかったため、全ての箇所をしっかり点検できているのかがわからないことが問題でした。

Q.「きろくん」を実際に使ってみてどうでしたか？

▶1つ1つ順序に沿って点検していくようになったので点検の抜けがなくなりました。

Q.リアルタイムに点検履歴がアップロードされるのですか？

▶はい。以前は、点検写真は個人で残しておらず、共有もされていなかったので見られない場合もありました。

「きろくん」は点検履歴はもちろん、写真も1つ1つデータで残っていくので、次の点検の担当者も写真を見ることができ、オーナーに提案する際にも写真をお見せできるので、使いやすいです。

Q.退去後のお客様からの問い合わせ反応はどうなりましたか？

▶「きろくん」に写真が残っていくので、退去された後の写真というのを1つ1つ残しておくことによって、敷金精算の時にも、トラブルを未然に防止することができるようになっています。

Q.きろくんを使うことで業務効率はどうなりましたか？

▶「きろくん」を使用することによって、点検資料を探したり、点検内容をデータに起こしたりといった作業がなくなり、1日1時間ほど短縮されたので、その分オーナーへの提案や、入居者への対応に活用できるようになりました。

まとめ

「きろくん」を活用することで建物点検・巡回点検が効率化され、効果的に業務改善を図ることができます。

点検業務を武器とする管理会社を目指すべく、ぜひ導入を検討していただきたいと思います。

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