生産性を数倍に引き上げる「タイムボクシング」というタスク管理術

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日々忙しく、仕事量も多く、やらなければならない仕事に追われてませんか？

ついつい時間管理を疎かにしてしまい、残業が増えたりしてませんか？

仕事の進捗を、やることリスト（TODOリスト）で管理している人は多いはずです。

TODOリストは私たちにとってとても身近な存在です。

しかし、実は多くの人が運用に失敗しています。

TODOリストには多くの問題点があり、繰り返し指摘されてきました。

例えば、書き出した選択肢の多さに圧倒されたり、緊急性のないタスクを先送りにしたりしてしまうことで生産性が上がりにくくなってしまいます。

TODOリストのとの相性が悪いあなたにおすすめするのが「タイムボクシング」というタスクの管理法です。

生産性とはそもそも何か

あちこちで「生産性」という言葉を聞くようになりましたが、そもそもこの生産性の意味をご存知でしょうか？

おそらく「生産性」とは何を意味するのか、今更問いただすことなどないのではないでしょうか。

それくらい当たり前のように会話で使われている言葉です。

会社では「生産性を上げる」という方法論の部分に着目しがちですが、この「生産性」という概念を正しく理解できていなければ、元も子もありません。

生産性とは、労働・設備・原材料などの投入量と、これらにより作り出される生産物の産出量の比率のことを指しています。

つまり生産のために投入される労働・資本などの生産要素が生産に貢献する程度のことで、生産量を生産要素の投入量で割った値で表します。

簡単にいうと、モノをつくるにあたって投入したお金がどれだけ効果的に使われたかを測る数字なのです。

生産性向上を実現する「タイムボクシング」のメリット

タイムボクシングとは、あらゆることを全てカレンダーに入れていく時間管理・タスク処理の方法です。

タスク処理にかかる時間を四角（タイムボックス）で囲むので「タイムボクシング」と呼ばれます。

カレンダーにタイムボックスを書き込むと、TODOリストでは可視化しにくい「所要時間」が見えてきます。

他にも、そのタスク処理にかけることできる時間や、他のタスクのと関係がひと目でわかります。

タイムボクシングではひとつの作業を終わるまで続けるのではなく、前もって作業に掛ける時間を決めておくという、時間の管理を行います。

その作業が終わっていなくても制限時間が来たら終了させ、次の作業に移ります。

さらにまた制限時間が来たら次の作業へ、という流れを繰り返していくことで無駄な時間をなくし、効率よく作業を進めていくことができるようになります。

タスクの開始時間と終了時間を設定するので締め切り効果も生まれます。

文字ではなく図なので一目で確認することができます。

また、カレンダーにスケジュールが残ることになるので似た予定を立てる際の所要時間や優先順位の参考にもなります。

以下でタイムボクシングに存在する様々なメリットについて紹介します。

ー生産性の向上

パーキンソンの法則というものをご存知でしょうか。

簡単に言うと、「人は期限が伸びれば伸びるほどやるべきことの完了を遅らせる」という考え方です。

例えば、一時間で終わる仕事でも二時間与えられていれば、二時間で終わるように取り組んでしまうということです。

仕事をする上ではこれをいかに避けるかがかなり重要となります。

タイムボクシングを活用するとタスクにかけられる時間をあらかじめ決めているので時間を効率的に使うことが可能になります。

いわゆる締め切り効果です。

締め切り効果が働くことで生産性の高い時間の使い方ができるのです。

ーコミュニケーションが円滑に

カレンダーに仕事を所要時間と共に書き込むと、それを会社内でメンバーにも見える形にしておくことで他のメンバーはそのスケジュールに合わせて予定や仕事を組んだりするでしょう。

無理な頼まれ事をされる心配も減りますし、お互いに相手のスケジュールを把握した上で予定を立てることで細々な不和がなくなります。

カレンダーを共有することはマイクロソフトやグーグルが先陣を切って行っており、ビジネスの世界では今や常識になっています。

これから取り入れようとしている方はタイムボクシングを行うことをオススメします。

ー幸福感が得られる

タイムボクシングで時間やタスクを管理していくことで幸福感を得られるようになります。

多忙な1週間を終えて、自分は何を成し遂げたのか、わからないなんてこともなくなります。

カレンダーを見れば、自分の仕事の達成具合が分かるのです。

何をいつやるのかを自分で決め、タイムボクシングされた時間帯は気が散るものすべてをブロックして、仕事を終わらせる。

それを繰り返し、達成した仕事が目に見えると、大きな満足感得ることができます。

これを習慣化することで自尊心も高まり精神的にも安定します。

頻繁に仕事を遮られると幸福感も得られず生産性も下がってしまうので、一つのことに集中できる管理の仕方として非常に効果的です。

生産性向上と業務効率化の違い

生産性向上は誰もが目指している事ですが、この「生産性向上」と「業務効率化」は何が違うのでしょうか？

答えられる方は意外と少ないのではないかと思います。

上記でも述べたように生産性とは投入した資源に対してどれくらいの成果があったかという効率性を計るためのものです。

そのため、生産性向上のためには、成果に直接つながる行動が重視されます。

一方で業務効率化とは、現状非効率とされていることを、より効率的にするための改善に向けた取り組みを言います。

業務効率化とは、作業者のバラつきや無駄な作業を無くし、よりスピーディに業務を行うことを目的としており、コスト削減につながる行動が重視されます。

お分かりの通り、業務効率化も成果を生み出すことに寄与します。

そのような意味では生産性向上に内包される概念ですが、その影響は微々たるものです。

したがって両者を区別し、目的に応じた適切な施策を講じる必要があるのです。

まとめ

タイムボクシングを取り入れることで効率的に時間管理を行い、タスクをこなしていくことが可能となります。

つまり、業務効率化だけではなく生産性向上も実現することができるのです。

その他の効果も期待できる「タイムボクシングでの仕事管理」をぜひ実践してみてください。