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第7版不動産テックカオスマップ 拡大を続ける管理業務支援【前編】

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第7版不動産テックカオスマップ 拡大を続ける管理業務支援【前編】

新型コロナウイルスが世界中に猛威を振るう中、日常生活においても「新しい生活様式」が求められていますが、不動産テックにおいても人々の生活を革新するための「新しい価値の提供」が求められています。

社会でも問題となっているコロナショックですが、最新版(第7版)不動産テックカオスマップによるとサービスは94増え、撤退も最小限に止まっています。

今回は、不動産テックカオスマップの中でも拡大を続ける管理業務支援領域をピックアップいたします。


〈目次〉
不動産テックカオスマップ【第7版】
 拡大を続ける管理業務支援
不動産テックTATSUJIN
 Webマニュアル・帳票作成
  ①クレーム対応
  ②業務マニュアル搭載
  ③用語集
  ④帳票サンプル
  ⑤Q&Aリスト
 eラーニングで社員教育
  ①現状把握
  ②目標設定
  ③課題提起
  ④振り返り
まとめ


不動産テックカオスマップ 【第7版】

2021年7月8日発表【最新】不動産テックカオスマップ第7版2021年7月8日発表【最新】不動産テックカオスマップ第7版   

拡大を続ける管理業務支援


最新版の第7版不動産テックカオスマップには12のカテゴリーがありますが、その中で最もサービスの多いカテゴリーが、管理業務支援です。


管理業務支援の領域は不動産テックカオスマップが改正されるごとにどんどん大きくなっています。


これほどまでに管理業務支援が拡大する理由には、不動産会社の「働き方」と「人手不足」が大きく関係しています。日本では現在、「働き方」に大きな変化が起こっています。


人口減による働き手の不足や、加重労働が大きな問題になり、2019年4月からは「働き方改革法」の適用も開始されました。


残業過多や休日未取得に罰則が生じるようになり、かといって急に体制を変えることもできず、困っている不動産企業も多いのではないでしょうか


そもそも不動産管理業務は、人に依存したアナログ業務になりがちです。


社員の長年の勘でお客様対応を行なったり、イレギュラー案件も多く、簡単にパターン化はできません。


そのため働き方改革が進みにくく、経営陣と現場でのギャップを感じている方も多いはずです。


また、残業が多く休みが少ないというイメージから採用市場でも人気が高くなく、離職率も高いのが現実です。


人材が不足すれば人手が足りなくなり、現場がさらに逼迫するといった負のスパイラルに陥ってしまう声も多く聞かれます。


一人ひとりが担う業務の範囲が広く、忙しくて手が回らない…


その結果サービスが低下し、クレームなどのトラブルが発生してしまうのです。


また、対応できる人が社歴の長いスタッフに限定されてしまい、仕事が集中することから、残業があたり前になり、生産性やモチベーションも低下していきました。


夜遅くまで会社の電気が点いているのを見ると、社員はこんなに頑張っているのに生産性は上がらないという申し訳なさに陥ってしまいます。


新しいスタッフが入っても、教育に時間が割かれてしまい、さらに生産性が低下していくという状況にあるのです。


そこで注目されているのが不動産テックカオスマップにおける管理業務支援領域です。


管理業務支援とは、主にPM業務の効率化のための支援サービス、ツールです。


不動産の管理業務は複雑でありコストもかかる業務です。


まだまだアナログな業務の多い不動産業界で不動産業務は改善の余地のある、いま最も注目されている領域ともいわれています。


上記のような不動産業界の問題を解決するべく、注目を集めているのが「ReTech(Realestate+Technology)」です。 


「Real Estate(不動産)」と「Technology」を掛け合わせた言葉です。


インターネットをはじめ、IoTやAI、ビッグデータ、AR/VRなどの最新テクノロジーの技術を使って、不動産分野のあらゆる不便を解決しようという動きを指します。


不動産テックTATSUJINサービス

ReTechを活用し、業務をより効率化、生産性を上げ 不動産業に対するネガティブなイメージを払拭し「不動産業界で働きたい!」と思ってもらえるような土壌をつくりたい。


そんな想いで提供をスタートした「TATSUJIN」。

スタートのきっかけは、自分たちの業務にフィットするサービスが見つからないことでした。


開発当時は、不動産テックという言葉すらまだまだ浸透しておらず、サービスもごく僅か、サービス内容も、今ほど多くはありませんでした。


「それなら、自分たちで作ってしまおう!」と思い切って自社システムの開発に踏み切りました。


それがCrasco ReTech です。


2020年では4300店舗にご利用いただいています。


☑︎巡回点検のデータをまとめる


☑︎来店アンケート集計


☑︎知識をだれでも使えるようなWebマニュアルの作成


☑︎eラーニングの活用


現場スタッフの声を直接反映させ、細かな機能も現場の意見を生かしながら開発を進めました。


さらに自社で利用し、これなら結果が出せる、と納得がいくまで何度も改修を繰り返しました。


これらのシステムを活用した結果、なんと、休日を26%増やし、残業は46%ダウン。


一人あたりの生産性も2.5倍にアップすることできました。


以下ではCrasco ReTech についてご紹介いたします。


Webマニュアル・帳票作成


会社の財産を無駄にしていませんか。


不動産会社では営業から賃貸管理まで業務が多岐に渡ります。


その分、覚えることや習得することも多いため、ベテランの経験に依存した属人的な組織に陥りやすいという問題があります。


そこで起こる問題は、


☑︎その人に聞かないとわからない仕事が多い


☑︎その人がいないと会社が回らない


☑︎その人しかできない仕事が多い


☑︎退職者が出ると部署が混乱する


よって人材が育ちにくくなります。


賃貸管理会社に限らず、企業には独自のノウハウがありますがこのままではノウハウが受け継がれず消えていくばかりです。


社員一人一人が持つ知識やノウハウを集約し、言語化・図式化・動画化した賃貸管理会社の「百科事典」が「ちんたいちょう」です。


特定の人だけが業務を行うことを属人化と呼ぶのに対して、誰でも業務ができる状態にすることを「標準化」と呼びます。


業務を標準化することが、会社の成長に繋がる大きな一歩となります。

管理業務支援属人化しない組織作り  

ちんたいちょう」では賃貸管理の現場で実際に蓄積されたトラブルやコール対応のノウハウを実用的なフロー、マニュアルとしてまとめ上げている他に、契約書ひな形から入居者へ配布する案内文まで、200種類以上の帳票サンプルを備えております。


個別で閲覧可能ですので、テレワークをしている方も利用することができます。


実際に、「ちんたいちょう」の5つの機能を見ていきましょう。


①クレーム対応


賃貸管理の現場で実際に蓄積されたトラブルやコール対応のノウハウを集約。


実用的なフロー、マニュアルとしてまとめ上げました。


経験年数に関係なく、簡単に使いこなすことができる実践型のマニュアルです。


②業務マニュアル搭載


自社独自のマニュアルの格納が可能です。


ちんたいちょうは部署ごとのマニュアルや社内ルールを追加することが可能です。


いつでも、誰でも、必要なときにアクセスできます。


③用語集


賃貸管理、その他不動産に関する基本的な用語の解説を3943項目掲載しています。


新入社員、中途社員には、とても役に立つ用語集。


50音順、カテゴリ別でも閲覧可能です。


④帳票サンプル


契約書ひな形から入居者へ配布する案内文まで、200種類以上の帳票サンプルを備えています。


基本的な文章は作成済みですので、要所変更のみでOK。


スムーズに作成することができます。


⑤Q &Aリスト


よくあるお客様からのお問い合わせへの対応例を紹介しています。


実際の対応に基づいたトークスクリプトが掲載されておりますので、切り返しの方法が学べます。


(例)

Q,連帯保証人に変更は無いが、印鑑証明の提出は必要か?

連帯保証人の方には実印での押印をしていただくため、ご本人様確認の為にも、印鑑証明は必ず必要となります。


多少遅れても構いませんので、必ずご提出をお願い致します。


Q,解約の申込から精算まではどのような流れと人数で行っているか

解約申込の受付〜原状回復時の点検の準備、退去が出た物件の修理等の費用の業者への支払いとオーナー・契約者への請求を管理事務課(5~6人)、退去物件の点検、オーナー・業者・入居者との各種連絡、修理の手配等を原状回復チーム(5名ほど)で行っております。


このように、入居者からのお問い合わせから、詳しい原状回復の流れまで幅広い情報や知識を格納できます。


長期的に見てリスクを考えると属人化をなくし、誰でも業務を行えるようにすべきなのです。


自社でマニュアルを作成しても今一つ運用に乗らない場合には、一度ちんたいちょうの導入をご検討されてみてはいかがでしょうか。


ちんたいちょう公式ウェブサイトはこちら

▶︎https://tatsujin.tech/chintaichou/

不動産テック「ちんたいちょう」の関連記事はこちら

▶︎https://retech-network.com/posts/detail/565


eラーニングで社員教育


社員教育とは企業が社員の成長を目的として行うもので会社の成長の要となります。

従来の社員研修は対面での集合研修が主流でした。


しかし、ドイツの心理学者であるヘルマン・エビングハウスが提唱した「エビングハウスの忘却曲線」では20分後には42%、1時間後には56%、1日後には67%忘れてしまうと言われています。


長期的に考えるとスキルアップにつながっていない可能性があるのです。


さらに、これから入社する新入社員は、生まれた頃からインターネットが身近にあり、さとり世代と呼ばれています。


さとり世代は情報源としてインターネットやSNSを上手に活用するため、知識が豊富にあり、環境問題などに対する意識も高い傾向にあります。


ニューノーマルの時代が訪れた今、従来の社員教育は通用しません。


社員教育も時代に合う方法をとる必要があるのです。


そこで効果的な社員教育と呼ばれているものが「eラーニング」です。


eラーニングは、社員が都合の良い時間に自分のペースで繰り返し受講可能で、ネット環境とデバイスさえあれば学習に取り組むことができます。


ネットに関する知識は若い人の方が長けていますので難なく使いこなしてくれるのです。


社員を同じ日時や同じ会場に一度に集める必要がないため、上司は研修場所の手配が必要なく、手間や時間の削減になります。


eラーニングの達人「きょういくん」は、賃貸仲介、賃貸管理、不動産売買、不動産投資、資産活用、相続対策など不動産会社に特化したeラーニングシステムです。


不動産会社の社員教育にはもってこいの不動産テックなのです。


社員教育はただ闇雲に進めていても意味がありません。


その対象となる人材の能力に応じた目的に沿って指導していく必要があります。


そこで、社員教育のプロセスを具体的に4つ挙げてご紹介します。


①現状把握


まずは、社員教育の対象となる社員のスキルレベルを把握しておく必要があります。


業務態度や会話の中から、その人に不足している部分を明確にしましょう。


教育は、その不足部分を穴埋めするように実施していくのが効率的です。


②目標設定


単に「頑張る!」という気概だけでは、社員の成長は実現できません。


社員には成長のためにそれぞれ目標を持たせましょう。


一定件数の顧客先訪問や期限を設けた企画書の作成など、達成・不達成の判断基準が明確な目標を設定することが重要です。


この目標設定においてのポイントは、小さな目標から徐々に大きな目標へと推移していくことです。


重要なのは業績ではなく、社員に達成感の連続でやる気を芽生えさせることです。


③課題提起


社員が課題に直面した場合に備え、教育担当としては課題解決につながるヒントのみを与えて本人に考えさせるべきです。


最終的には教育担当の手を離れ、自分で考えて決断できるように成長しなければなりません。


特に新入社員の中で問題に直面した社員には、「なぜその問題が顕在化したのか」を考えさせましょう。


出てくる答えに繰り返し「なぜ?」と理由を問いかけることで、全方位から隙のない解決策に到達します。


倫理的に思考するプロセスも同時に身につくはずです。


プレイヤーとして秀でている教育担当者ほど、すぐに直接的な解決策を授けてしまったり、「自分がやったほうが早い」と教育自体を放棄してしまったりすることもあるかと思います。


将来的な戦力増加を考えるならば、その気持ちをこらえて社員の考える姿勢を育てるのが賢明です。


④振り返り


特に入社したばかりの新入社員や中途社員には、新たな職場環境への適応や同期・上司との関係構築、業務上の知識向上など、こなさなければならない多くのタスクがあります。


そんな中、自己反省し成長していくのは容易ではありません。


適切なフィードバックを行うのも教育担当の仕事です。


フィードバックは「何が良くなかったのか」「もっと効率の良い方法は何か」といった知識を提供できる、いわば「答え合わせ」のようなプロセスです。


相手の悩みを解決することが、その後のコミュニケーションのきっかけになるかもしれません。


若者たちのやる気を引き出し、企業人として育て上げることはなかなか難しく、思うように運ばないことも多々あります。


時間もかかるでしょう。


不動産テックをうまく活用し、ある程度の腹を据えて彼らと向き合うことが、最も肝要なのかもしれません。


不動産会社に特化したeラーニングアプリ「きょういくん」

▶︎https://tatsujin.tech/kyouikun/


まとめ 

不動産・リフォーム業界の専門性に富んだサービスとして、その道を極めた者である「達人」のように、そして、利用者全員が「達人」として活躍できるように多くの会社をサポートしたい。


不動産業に対するネガティブなイメージを払拭し、「不動産業界で働きたい!」と思ってもらえるような土壌をつくりたい。


そんな想いで提供をスタートした「CrascoReTech」。


紹介しきれなかったテックは次回、ご紹介いたします。


不動産テックTATSUJIN商品のご紹介

▶︎https://tatsujin.tech/introduction/





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