不動産DXの最先端企業が語る、これからの賃貸管理会社のあり方

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月イチ!!SWITCH

6月の月イチスイッチは賃貸管理会社のDXについて。

今回は、賃貸管理の中でも管理事務にスポットを当てます。

不動産業は他の業種と比べても時代に取り残されている部分があります。

昔のやり方にこだわるあまりに、新しいものを毛嫌いしてはいませんか‥

それでは不動産業が古いと言われても仕方ありません。

不動産業におけるDXの最先端とは何か‥

全ての紙手続きを廃止したweb申し込み、印鑑の廃止、電子署名、RPAの導入により賃貸管理の仕事にはどのような変化があったのでしょうか。

不動産業界のDX｜管理事務の取り組み

左から管理事務課MG白江、竹津、クラスコ常務 清水 

お客様との手続きを全てweb化

管理事務課MG 白江：賃貸契約の更新もそうですし、登録情報の変更、工事の申込、口座振替の手続き、解約手続きなども全てwebから手続きをしています。

今までは紙での手続きを当たり前のようにやっていて、銀行へ書類を持っていくことも当たり前に行っていたのでwebへの切り替えは少し不思議な感じがしました。

書いてもらうことが当たり前だと頭の中で出来上がっていたので、web手続きとはどういう感じになるのか想像できませんでした。

ちゃんとできるのかなという不安もありました。

初めは、なかなか実行できなくて、手続きはwebと分かっていても、お客様に口座振替用紙を送ってしまうこともありました。

今振り返ってみると、web手続きはとても便利ですし、新しい常識が生まれました。

電子署名を導入

管理事務課　竹津：今までは印鑑が必要でしたが、webに変更することで印鑑が必要なくなりました。

印鑑相違で依頼書をお客様に返送するという作業もなくなりましたし、銀行の口座情報をデーターで貰えるので紙を見て打ち込む作業がなくなり、入力ミスがなくなりました。

印鑑相違の件数も月5,6件とそれほど多くはありませんが、まず印鑑相違に気づくのは銀行に用紙を提出してからになるので、お客様にお伝えして、書類を再度訂正していただくのに書類も送り直して一からの作業になってしまいます。

ですので件数が少ないとはいえ、手間がかかってしまいます。

元々、ダブルチェックは必ず行っていたのでそこでの手間が完全になくなったのでそこでの効率化としたら70％くらいは手間がなくなったと感じています。

管理事務課MG 白江：元々は書類などを印刷、確認、同封書類セット、封詰、送付して返信されたものを確認、保管していました。

書類が足りないということも多々ありました。

電子署名を導入することで、ワンクリックになりましたね。

今までやっていた書類の確認と封詰が、アドレスの確認とボタンひとつになりました。

RPA導入

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）

管理事務課　竹津：毎回、一括で更新や変更ができない作業があるのですが、それを一つ一つ手作業で同じ内容に更新していくということを行っていたのですが、それをRPAを使うことでボタンひとつで全て行ってくれます。

その間、私たちは別の仕事ができるので作業時間が大幅に削減できますし、ミスもありません。

具体的にRPAが行っている作業は、日付を4ヶ月後に全て変更する作業です。

不動産業界のDXその効果

オフィス環境が変わる

管理事務課　竹津：

DXの効果としては以下の効果がありました。

ペーパーレス化により、書類がかさばることもなく机の上もスッキリました。

オフィス環境が良くなったように思います。

印刷機まで立ち上がることも減り歩かなくなったので、スタンディングディスクの重要性を感じていますね。

プライベートも充実

管理事務課　竹津：入社当時は割と残業が当たり前だったのですが、DX化によって開いた時間で業務をこなすことができるので、残業が減りました。

昔と比べても残業している人は減った気がします。

開いた時間に、他に効率化できるのではないかと考える時間が増えました。

あとは、余裕が生まれますね。

管理事務課MG 白江：そうですね。

昔はみんな黙々と仕事をしていましたが、今はスタッフ同士で意見交換しながら良くなる方向に話をして作業を進めています。

アイデアも重なって意見を出し合いながら業務に勤めています。

まとめ

DXは何かツールを使い、ひとつひとつ行うことも大切ですが、元々の全体設計も大切になります。

一番負荷がかかっているところをまずやっていく、その負荷を取った上で次のステップに進むという、これまでやっていた業務のフローに対してデジタルを使って効率化を測れるところをしっかりと全体の中で設計して進めていくことが必要だと思います。

クラスコもまだまだDXの途中段階です。

これからさらに進めていければと思います。

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