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賃貸管理で実現するリモートワーク化!(賃貸管理実務2020.7.9)

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賃貸管理で実現するリモートワーク化!(賃貸管理実務2020.7.9)


賃貸管理業務はいかにリモートワーク化するのか!?

新型コロナウイルスの影響により不動産業界でもリモートワーク化が進んでいますが、不動産業においてはその中にも多くの業務が存在します。

今回、賃貸管理業でリモートワークはどこまでできるのかという内容のセミナーを開催いたしましたので、その一部を共有させていただきます。


〈目次〉


賃貸管理業における新型コロナウイルスの影響とは
賃貸管理実務のリモートワーク化
賃貸物件の集金・送金業務で活用すべきもの
入居者対応のリモート化に必要なこと
 ークラウドストレージ化
 ーナレッジライブラリの構築
 ーアウトソーシング
賃貸管理業務の契約更新を効率化する方法
賃貸管理業務の解約手続きをWEB化する
現地へ行かないとできない建物メンテナンスの取り組み
まとめ


賃貸管理業における新型コロナウイルスの影響とは

新型コロナウイルスの感染拡大により緊急事態宣言が発令されました。

これにより暮らしやビジネスなど、世の中が強制的に変化しています。

しかし賃貸管理業は実際に現場に行くことがあるため、リモートワークにすぐ取り組めないというのが現状です。


現在、緊急事態宣言は解除されましたが、世界的にはまだまだ感染が広がっている状況です。

6月3日の時点で、世界的には630万人が感染し、死者は38万人です。

これを受け日本では、政府からも新しい生活様式というものが出ています。

そして非接触型の生活様式というものが大きな流れで来ています。

そのような中でどういうスタンスで自分たちが事業を推進していくか、その仕組みの再構築をどうするかが大切になってきます。

賃貸管理会社でいうと、オンラインとオフラインの並走というところが現実的な帰着点であると思われます。

デジタルとアナログのいいところを組み合わせながらやっていくというのがアフターコロナのイメージです。


賃貸管理実務のリモートワーク化

新型コロナが悪化した場合も賃貸管理業務はストップすることはできません。

そこを踏まえ、賃貸管理業務をリモートワーク化することを考えるため、賃貸管理業務を挙げてみました。

賃貸管理業務の一覧賃貸管理業務の一覧 

すると出社が必要な業務が結構あることが明らかになりました。

賃貸管理業務がリモートワークに切り替えにくい理由は、契約書・解約書の作成・確認や郵送が必要な業務など、紙を使用して確認する業務が結構あるということです。

その根本的な2つの要因としては紙の制約場所の制約があります。

具体的な業務は以下の通りです。

賃貸管理の具体的業務賃貸管理の具体的業務 

そこで賃貸管理業務のリモートワーク化の課題としては4点が挙げられます。

1. 業務自体の削減
2. 業務のオンライン化
3. ツールの活用
4. 現状のフロー見直し


賃貸物件の集金・送金業務で活用すべきもの

集金・送金業務のリモートワーク化を進めるためには、VPNの構築リモートデスクトップの活用が必要です。

弊社は管理ソフトのセキュリティが高いので、個人情報をダウンロードできないように権限設定をしてそれぞれの自宅でパソコンから管理ソフトにアクセスして業務を行うことが可能ですが、そうではない場合も多くあると思います。

そのような場合は、NTTやChromeから出ているリモートデスクトップを活用することをおすすめします。

これは、パソコンに限らずスマートフォンやiPadからでもパソコンでしていた業務が可能になります。

自宅や外出先からでも操作できるため、非常に便利です。


入居者応対のリモート化に必要なこと

入居者応対業務のリモート化を進めるにあたっての課題には、問い合わせがあった時に契約書や内容の確認が必要になるというものがあります。

この課題に対しては、契約書等のクラウドストレージ化を進め、クラウドのストレージに契約書等をスキャンして入れ込むことが有効です。

また、周りに先輩上司がいないのでわからないことを気軽に聞けないということも起こりがちなので、ナレッジライブラリーを構築することが必要です。


クラウドストレージ化

現在クラウドストレージ化において当社で導入しているのは、APSというシステムです。

この中に契約の情報をスキャンして入れ込んであり、アクセスさえできれば外出先からでもその内容が全て確認できます。

このように紙になっているものは全てスキャンしてクラウド上に上げ、どこからでもアクセスできるようにすることが賃貸管理業務のリモートワーク化に向けて大切なことの1つとなります。

管理ソフトの中でクラウドストレージ化ができなくても、様々なクラウドストレージがあるので、利用してみてはいかがでしょうか。

クラウドストレージサービスクラウドストレージサービス 


ナレッジライブラリの構築

さらに、ナレッジライブラリへの格納についてですが、当社では不動産テックを活用してWEBマニュアルの中に自社のナレッジを全て入れ込んでいます。

そうすることで在宅勤務で上司がいなくても、また外出先でも簡単に検索して対応できるため、大変効率的です。

賃貸管理WEBマニュアルちんたいちょう賃貸管理WEBマニュアルちんたいちょう 

このWEBマニュアルの中には社内のマニュアルやお客様の対応フロー、帳票が格納されています。

ここで一番活用できるのはQ&Aで、日頃から質問するようなものを入れてあるため、ちょっとした疑問などを質問せずに自己解決することで無駄な時間を削減することが可能です。

普段、新型コロナウイルスが流行する以前は、疑問点を当たり前に周りの先輩に聞いていましたが、なるべく接触しないとなると簡単に聞くことができなくなります。

そうなると、いかに今までの経験・勘を1つのところに入れて取り出せるようにしていくかが重要となるのです。


アウトソーシング

また、アウトソーシングについて当社では入居者の会員化を行っています。

「クラスコンシェルジュ」というサービスで、お困りごとに対してすぐに対応できる仕組みを作っています。

このクラスコンシェルジュによって、年間1億5千万の売上を出しております。

ここで外部委託しているコールセンターに対して電話対応の応答率などに関して具体的にお願いをし、業務内容を変更した結果、月200時間のスタッフの労働が効率化しました。


賃貸管理業務の契約更新を効率化する方法

使っている不動産会社様も増えてきているとは思いますが、電子契約・電子署名の活用が非常に有効です。

当社では「クラウドサイン」を導入しています。

電子契約について重説などの法律整備がまだまだなので、全ての業務にできているわけではありませんが、単発の発注などにはよく使われているようです。

オーナー様と電子署名で契約することで印紙税(400円)が要らなくなるため、今後ますます活用が増えていくと思われます。


賃貸管理業務の解約手続きをWEB化する

以前は解約の手続きのために店舗に来てもらったり、入居冊子についている葉書を利用していただいたりしていましたが、現在は解約申し込みのWEB化を行っています。

ホームページ上に解約申込みフォームを作ることで以下の副産物を得ています。

1. データで情報が来るため、RPAを活用して情報をコピーするだけで管理ソフトに入力できる
2. 解約時のアンケートで一枚一枚確認しなくても一気にデータ化できる


現地へ行かないとできない建物メンテナンスの取り組み

現地に行って清掃や点検を行うとともに、退去立ち会いも業務に含まれます。

そこで当社では、不動産テックの活用や360°バーシャルの活用を行っています。

不動産テックは物件巡回・建物点検アプリの「きろくん」というものを利用しています。

物件巡回・建物点検アプリきろくん物件巡回・建物点検アプリきろくん 

このテックは実際にスケジュールを登録することで、それぞれのスタッフのスケジュールがわかるため、部下の行動管理も可能です。

予定に基づいて業務が終わっているかどうか、またどういう点検をしてきたかが一目でわかります。

実際に点検をする際もスマートフォンを使って、異常がある場合はどういった異常なのかチェックを入れるだけです。

また写真・動画も簡単に入れ込むことができ、非常に便利です。


まとめ

会社や現地でしかできなかった賃貸管理業務も、様々なテクノロジーを導入することでリモートワーク化が可能になります。

新型コロナウイルスが収束した後も、賃貸管理業務の効率化にとっても活用すべきシステムがたくさんあります。

この機会に導入してみてはいかがでしょうか。





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