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メールのオートメーション活用で効率化!
2018.09.21

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みなさんは作成したメールをすぐに送信していますか?


多くのメールは遅いより、早く送った方がよいかと思います。

しかし中にはタイミングをずらして送りたいメールもありませんか?


メールソフトによっては、とっても便利な方法があるんです。



それは、日時を指定して送る機能!

その上手な使い方をご紹介していきたいと思います。



①来店のサンキューメールを夕方送りたい

来店や申込いただいた方にサンキューメールを送る時、お帰りになってすぐでは事務的すぎる・・・。かといって後回しにすると夕方の忙しい時間に業務が集中してしまいます。

そんな時は夕方に送るように登録しておけば、メールを送ることを忘れることなく業務も平準化できます。


②夜遅い時間に作って、朝送りたいとき

日中は案内業務で忙しく、物件を探して追客するのが遅い時間になってしまう時期もあります。

電話ではなくメールだからといって、遅い時間に送っていいというわけではありません。

最近はフリーメールアドレスや会社のアドレスもスマートフォンで確認できる時代です。

そのため、あまりに遅い時間のメールは失礼にあたったり、「ずいぶん遅くまで仕事してるんですね」と心配されたりします。

そしてそれは会社の印象へも繋がります。


そこで夜作ったメールを朝届くように指定します。

朝はメールをチェックする方が多いので、見る側もメールを確認する気持ちの準備ができています。


これまでは夜に下書きにいれておいて、朝に送信ボタンを押していました。

時間指定することで「おはようございます」から始めたメールを送り忘れて、お昼に届くなんてことが防げます。


③2通目のメールを作っておく

問合せのメールに返信し、次に到着確認のメールを送るといったように類似の内容をたくさんの方に送る場合、メールの文面をテンプレート化してフローに従って運用している場合が多いかと思います。



当然、「誰に・いつ・どんな内容のメールを送るか」といったスケジューリングが必要になります。

問合せと到着確認のようにセットのメールは一緒に作って時間差で送る登録をしておけば、作成とスケジューリング管理の手間が減らせます。


メール送信の時間指定はOutlookの機能や、Gメールのアドオンでも利用できます。

まだまだ使える機会はたくさんあるかと思います。時間差で是非、業務の短縮に活かしてみてください。

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