不動産の管理会社は変更できる？変更方法と注意点

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不動産の管理会社の変更は、物件を所有するオーナーにとって大きな決断となります。

現在の管理会社に満足していない場合や、長期間の空室が続く、管理費用が高いといった問題があると、オーナーは別の管理会社への変更を検討することが多いでしょう。

また、物件の所有者が変わった場合も、新しい管理体制を求めることがあります。

しかし、管理会社の変更にはいくつかの手続きと注意点が伴います。

本記事では、管理会社を変更する理由から、その具体的な流れ、そして変更に際しての注意点までを詳しく解説します。

不動産の管理会社を変更する理由

不動産の管理会社を変更する理由はいくつかあります。

オーナーにとって、物件の資産価値を維持し、安定した収益を確保するためには、信頼できる管理会社のサポートが不可欠です。

以下に、管理会社の変更を検討する主な理由について説明します。

管理会社に不満がある

管理会社に対する不満が管理会社変更の大きな理由となるケースは少なくありません。

不動産管理は、物件の維持や入居者の対応に直接影響を与えるため、管理会社の仕事ぶりはオーナーの収益と満足度に直結します。

管理会社の対応が期待にそぐわない場合、オーナーは不満を抱くことが多く、他の管理会社に切り替えたいと考えるようになります。

例えば、

・入居者からの問い合わせやトラブル対応に遅れがある

・物件のメンテナンスや清掃が行われていない

・管理会社からの報告や連絡が不足している場合　などが考えられます。

こうした不満が積み重なることで、オーナーと管理会社の間の信頼関係が崩れ、管理会社の変更を検討する大きな要因となります。

不動産は大切な資産であるため、その管理を任せる会社には信頼性が求められます。

信頼できる管理会社であれば、迅速な対応や適切な報告が行われ、オーナーに安心感を与えることができます。

しかし、期待に応えられない場合は、より良い管理を提供できる会社へと切り替えを検討するのが賢明です。

長期の空室が続く

賃貸物件にとって空室は大きなリスクです。長期間にわたり空室が続くと、収益が減少し、物件の価値も低下する可能性があります。

空室が続く理由として、管理会社の入居者募集活動や広告戦略が不十分である場合が考えられます。

入居者を確保するためには、インターネット上の不動産ポータルサイトやSNS、地域の不動産業者との連携、フリーペーパーなどを活用して積極的に募集活動を行うことが重要です。

加えて、ターゲット層に合った効果的な宣伝や賃料設定、物件の魅力を伝える写真や広告文の工夫も欠かせません。

しかし、こうしたプロモーション活動が不十分であったり、競合物件との差別化ができていない場合、物件が見逃されてしまい、結果として空室が長引く原因になります。

また、物件の管理が行き届いていないことも空室の長期化を招く要因です。

例えば、室内や共用部分の清掃が行き届いていなかったり、建物の外観や設備に老朽化が見られる場合、内見に来た潜在的な入居者が入居を避ける可能性が高まります。

物件の状態は第一印象を左右するため、管理会社が定期的なメンテナンスを行わないと、物件の魅力が損なわれてしまいます。

内見者にとって好印象を与えられる状態が保たれていないと、満室稼働の実現が難しくなります。

管理会社が入居者募集の活動や広告戦略を十分に行わず、空室が続いている場合、オーナーは新しい管理会社に期待を寄せ、早急に入居者を確保したいと考えるでしょう。

管理費用が高い

賃貸物件のオーナーにとって、管理費用は収益を左右する重要な要素の一つです。

管理費用は毎月発生する固定費であり、物件運用におけるランニングコストの一部となります。

管理費用が適正な範囲を超えている場合や、支払っている管理費に対して満足のいくサービスが提供されていないと感じる場合には、コストの見直しと共に管理会社の変更を検討するきっかけとなります。

物件の所有者が変わった

物件の所有権が譲渡され、新たなオーナーが物件の管理を引き継ぐ場合にも、管理会社の変更を希望するケースがよく見られます。

不動産の管理方針や収益戦略はオーナーの意向によって異なるため、新しいオーナーが物件の運用に関して具体的なビジョンや目標を持っている場合、それに沿った管理を行える管理会社を選びたいと考えるのは自然なことです。

また、物件の運用方針が変わることで、現在の管理会社のサービス内容や契約条件が新オーナーの意向に合わなくなることもあり、こうした場合にも管理会社の変更が検討されます。

管理会社の変更は可能である

賃貸物件の管理会社は、オーナーの意向や状況に応じて途中で変更することが可能です。

多くのオーナーが契約中の管理会社の変更は難しいと感じがちですが、契約内容に基づいて手続きを進めればスムーズに移行できます。

管理会社を変更するメリットとして、これまでの不満が解消される点が挙げられます。

例えば、管理手数料の削減や、対応の迅速化、連絡が密になることで管理の質が向上することが期待できます。

また、客付け力の高い管理会社に変えることで空室率が改善され、入居者ニーズに合ったリフォーム提案なども受けやすくなります。

ただし、管理会社の変更には、契約内容の確認が重要です。

管理委託契約書には解約条件や違約金の有無、解約予告期間が記載されているため、まずこれを確認し、解約手続きのタイミングと条件を把握しておく必要があります。

契約期間中に解約する場合、違約金が発生することもあるため、スケジュールに余裕を持ち、慎重に準備を進めることが大切です。

管理会社変更の流れ

賃貸管理会社を変更する際には、具体的にどのような手順で準備を進めればよいのでしょうか。

賃貸管理会社をスムーズに変更するためのポイントをご紹介します。

1.現在の「管理委託契約書」の確認

初めに、現在の管理会社との契約内容を確認します。

契約書には、解約の際に必要な手続きや条件が明記されています。

特に重要なのは、解約予告期間や違約金の有無です。

多くの管理委託契約では、解約を希望する場合、数か月前に通知が必要と定められていることが多いため、この期間を守らないと、トラブルや追加費用が発生する可能性があります。

また、契約期間中に解約したい場合、違約金が発生するケースもありますので、しっかり確認しましょう。

契約内容を事前に確認しておくことで、解約手続きがスムーズに進み、思わぬトラブルを避けることができます。

2.新しい管理会社の選定

次に、変更後に依頼する新しい管理会社を選定します。

管理会社を選ぶ際は、複数の候補を比較し、自分の物件運用方針や収益目標に合致する会社を慎重に選びましょう。

選定基準としては、管理費用、サービス内容、空室対策、入居者対応の質などを確認します。

また、新しい管理会社の入居者募集力や、空室を埋めるための提案力も重要なポイントです。

物件の特徴やオーナーの希望に合わせた柔軟な対応ができる管理会社を選ぶことで、管理の質が向上し、物件の稼働率向上にもつながります。

さらに、円滑な引き継ぎができるかどうかも重要な確認事項です。

新しい管理会社が、現行の管理会社との引き継ぎにスムーズに対応できるかを確認しておくことで、トラブルを避け、入居者に影響を与えないように進めることができます。

3.正式な解約通知

新しい管理会社を決定したら、次に現在の管理会社に対して正式な解約通知を行います。

解約通知は契約書に定められた予告期間に従い、通常は書面で提出します。契約の解除は文書で行うことが一般的で、解約の意思を明確に伝えることが大切です。

この手続きにより、現在の管理会社にもスムーズな引き継ぎ準備が促され、契約終了日までの業務の整理が始まります。

解約通知を行うことで、お互いのスケジュールを調整しながら、新しい管理会社への移行準備が進みます。

4.賃貸管理会社間での引き継ぎ

解約手続きが進むと、現行の管理会社と新しい管理会社の間で物件管理業務の引き継ぎが行われます。

引き継ぎ内容には、物件の詳細な情報、入居者のデータ、過去のトラブル履歴、賃貸契約書などが含まれます。特に入居者に関する情報は、入居者対応やトラブルの防止に役立つため、正確に引き継ぐことが重要です。

加えて、過去のメンテナンス履歴や修繕履歴も共有されることで、物件の状態を新しい管理会社が把握し、適切な管理を行うための準備が整います。

引き継ぎがスムーズに行われることで、新しい管理会社が迅速に業務を開始でき、入居者に対するサービスも継続的に提供できるようになります。

5.入居者へ通知

管理会社の変更が完了したら、物件の入居者に対して通知を行います。

この通知には、管理会社が変更された旨、新しい管理会社の連絡先、賃料の振込先の変更がある場合はその詳細も記載します。

入居者に混乱を与えないよう、通知はできるだけ早い段階で行うことが望ましいです。

新しい管理会社への問い合わせ窓口や、今後の対応についても説明することで、入居者が不安を感じることなく新しい管理体制に順応できるように配慮します。

また、何か問題が発生した場合の対応も明示しておくと、入居者の信頼を得やすくなり、管理会社の変更に伴う影響を最小限に抑えることができます。

計画的に手続きを進めることで、管理会社の変更がスムーズに行えます。

物件の管理体制を見直し、オーナーの理想に合った管理を実現するために、この流れを参考にして進めると良いでしょう。

管理会社変更による注意点

管理会社を変更する際には、スムーズな移行を実現するために、いくつかの注意点を把握しておくことが重要です。

入居者の振込口座を変更

管理会社の変更に伴い、賃料の振込先口座も変更されることが多く、この変更は入居者にとって混乱を招きやすいポイントの一つです。

新しい振込先口座を正確に入居者へ通知することで、トラブルを未然に防ぐことが大切です。

通知方法としては、書面での案内が一般的です。通知には、新しい振込口座の詳細（金融機関名、支店名、口座番号、名義）を正確に記載し、入居者が間違いなく新しい口座に振り込めるようにします。

さらに、「旧口座に振り込まないように」などの注意点を明記することで、誤送金を防ぐことができます。

通知は、振込口座変更の直前にリマインドとして再度送付することも効果的です。

例えば、書面で通知した後にメールやSMSで再確認を促すと、入居者が新しい口座に振り込む準備をしやすくなり、トラブルが回避できます。

保証会社の契約終了

管理会社が変わると、従来の保証会社との契約が終了するケースがあります。

保証会社は、入居者が家賃を滞納した際にその支払いを保証する役割を担っており、オーナーにとって安心して物件を運営するための重要な存在です。

そのため、保証会社が変更になる場合は、新しい保証会社とスムーズに契約を結び直すことが必要です。

現行の保証会社との契約終了手続きについては、現管理会社と確認し、適切な解約手続きを進めましょう。

解約には通知期間が必要な場合があるため、早めに確認して対応することが重要です。

また、新しい管理会社がどのような保証体制を提供しているのか、入居者にとってもオーナーにとっても問題がない内容かを慎重に確認しましょう。

保証会社の変更があれば、入居者にも通知が必要です。

保証内容や料金などが変更される場合、入居者が理解していないと、いざ保証が必要なときにトラブルが発生する可能性があります。

通知は書面で行うのが一般的ですが、メールや電話での補足説明も行うと入居者が安心しやすくなります。

火災保険の切り替え

管理会社変更時に火災保険の契約を切り替える必要が生じることがあります。

火災保険は、物件や入居者の安全を守るための重要な保険で、万が一の災害時にスムーズに対応できる体制を整えておくことが大切です。

管理会社変更の際は、現在の火災保険の契約が継続できるか、新しい管理会社が推奨する保険に加入する必要があるかを確認しましょう。

新しい保険内容や保険料についても、変更前に確認し、オーナーの負担や入居者に必要な加入要件を再確認します。

また、入居者にも火災保険の加入が義務付けられている場合があるため、その場合は入居者にも新しい保険情報を丁寧に共有し、保険の変更に備えてもらいます。

入居者にとっても安心できる情報提供を行うことで、管理体制の変更に伴う不安を和らげられます。

引き継ぎがスムーズに行かない可能性

管理会社を変更する際、現行の管理会社から新しい管理会社への業務引き継ぎがスムーズに行かない可能性も考慮する必要があります。

例えば、入居者データ、物件情報、修繕履歴などの重要な情報が十分に引き継がれないと、新しい管理会社での業務開始に遅れが生じることもあり、結果として入居者対応が滞る可能性があります。

このようなリスクを防ぐために、オーナー自身も引き継ぎの進行状況を確認し、必要な情報が適切に新しい管理会社に共有されているか確認しましょう。

管理会社間のコミュニケーションがうまく取れているか、または必要であればオーナーが直接確認を行い、物件運営に支障が出ないようサポートすることが大切です。

入居者へのフォローアップ

管理会社の変更は、入居者にとっても不安材料となることがあります。

そのため、管理会社変更後には入居者に対するフォローアップを丁寧に行い、信頼関係を築くことが重要です。

入居者に対しては、賃料の振込先や緊急連絡先の変更、新しい管理会社の対応内容など、生活に影響する事項について丁寧に説明を行いましょう。

フォローアップの内容としては、まず賃料の振込先や緊急連絡先の詳細、新しい管理会社の連絡先を明記した案内書を配布します。

修繕依頼の受付方法が変わる場合は、その手順についても説明することで、入居者が新しい管理体制に早く適応できるようサポートします。

フォローアップを通じて、入居者が安心して生活を続けられる環境を提供し、管理体制の変更に伴う不安を最小限に抑えられます。

以上のように、管理会社変更に伴う注意点を事前に把握し、適切な対応を行うことで、管理体制の移行がスムーズに行えます。

入居者とオーナー双方にとってのトラブルを防ぎ、安心して物件運営を行うためにも、しっかりとした準備とフォローを欠かさないようにしましょう。

まとめ

賃貸管理会社を変更する際には、まずは管理会社を変更したい理由を明確にし、不満を解消できる管理会社を選ぶことが大切です。

管理会社への不満や長期の空室、管理費用の問題、物件の所有者変更など、さまざまな理由が契機となりますが、変更を検討する際には、契約内容の確認や新しい管理会社の選定など、ステップを踏むことが重要です。

また、入居者や関連する保証会社、火災保険などの契約内容も見直し、適切なフォローアップを行うことで、スムーズな管理会社変更が実現できます。

適切な引き継ぎとフォローを怠らず、賃貸経営が滞りなく進むよう配慮しましょう。

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